En utbildningsportal är en specialdesignad webbplats som tillhandahåller en mängd utbildningstjänster. Termen portal användes historiskt för att beskriva en hamn eller plats för flera lastnings- och lossningsaktiviteter. Det används nu mest för att beskriva en multifunktionell webbplats som inkluderar offentliga och privata sektioner, verktyg för datahämtning och inlämning, personligt innehåll och ofta länkar eller kopplingar till utbildningsrelaterade system eller tjänster.
Förmågan att tillhandahålla personligt anpassat, användarspecifikt innehåll är central för kärnfunktionaliteten i en utbildningsportal. Tekniken som krävs för att stödja denna typ av webbplatsstruktur blev allmänt tillgänglig i mitten av 1990-talet, med tillkomsten av användarhanteringsfunktioner som en del av en webbserver. Det finns två sätt att tillhandahålla detta innehåll: en serie mallformulär eller användning av en innehållshanteringslösning.
En offentlig webbplats tillhandahåller vanligtvis en rad allmän information om skolan, program, kurs, historia och antagning. Användare uppmanas att hänvisa till webbplatsen istället för att kontakta skolan direkt för allmän information. Innehållshanteraren ansvarar för att granska och publicera innehåll som är korrekt, relevant och lätt att hitta.
Registrerade studenter förses med ett unikt användarnamn och lösenord för att logga in på den privata delen av webbplatsen. Här tillhandahålls personanpassat innehåll, baserat på en databas eller liknande verktyg som innehåller elevdata. Studenter kan till exempel logga in på utbildningsportalen för sin skola och se sina aktuella kurser, studieprogram, avgifter och annan relevant information. Djupet och bredden på informationen som tillhandahålls varierar kraftigt och är ofta knuten till skolans systemarkitektur.
Att skapa och underhålla en informationsportal är en ny teknisk utveckling och har resulterat i skapandet av nya jobb och karriärvägar. Det finns två kompetensområden som krävs för att bilda en utbildningsportal: datorsystem och innehållshantering. Denna typ av webbplats kräver en dedikerad webbserver, som kan stödja både offentliga och privata sektioner. Det måste finnas en mekanism eller ett program för att hantera förfrågningar om användaridentifikationer och lösenord, samt möjligheten att påminna användare om sina lösenord eller tillåta dem att återställa lösenordet.
Utöver grundläggande användarhantering har den privata delen av webbplatsen vanligtvis koppling till antingen elevsystemet eller data från det systemet. Denna information kräver ytterligare säkerhet för att skydda elevernas integritet och förhindra obehörig åtkomst. Särskilt utbildad säkerhets- och infrastrukturpersonal krävs för att installera och underhålla dessa verktyg.
Innehållshantering avser all text, bilder, filer och data som tillhandahålls användare via utbildningsportalen. I många organisationer loggar en webbplatsadministratör in på webbplatsen med sin unika kontoinformation och har förmågan att underhålla eller lägga till innehåll på webbplatserna, både offentliga och privata. Denna roll är avgörande för att hålla webbplatsen funktionell och möta användarnas behov.