Ett dataflödesdiagram är en strukturerad visning av data som rör sig in i och ut ur ett informationssystem. Detaljerna i ett dataflödesdiagram varierar beroende på vilken nivå som tilldelats det. I allmänhet innehåller ett diagram på hög nivå endast begränsad information, medan ett diagram på lägre nivå har mycket mer detaljerad information. Denna information används av ett utvecklingsteam för att hantera data i ett informationssystem.
När ett team utvecklar ett informationssystem skapar det ett dataflödesdiagram för att dokumentera hur information kommer att gå in och ut ur systemet. Inledningsvis skapas denna information på en mycket hög nivå, med endast informationssystemgränserna inkluderade i diagrammet. När teamet utvecklar mer av informationssystemets funktionalitet, kan var och en av processerna i systemet inkluderas i dataflödesdiagrammet. Detta diagram hjälper teamet att avgöra var data kommer att lagras för att stödja systemet.
Dessa diagram fyller en viktig roll, eftersom de dokumenterar hur varje process inom systemet får tillgång till information. Externa system kan också komma åt data som lagras i ett givet informationssystem. Dessa utbyten mellan system är dokumenterade så att analytikerna kan spåra varje systeminteraktion. Sådana interaktioner är viktiga delar av information i varje organisations datahanteringsprocess.
Statliga lagar och förordningar kräver hantering och lagring av viss data. Dessa regler varierar beroende på bransch. Dataflödesdiagrammet hjälper varje organisation att hantera hur organisationen kommer att uppfylla de statliga kraven för datalagring. Vissa regler kräver förvaring under längre tid. Organisationen måste planera för lämplig mängd datalagring.
Dataflödesdiagram hjälper också utvecklingsteamet att utforma rapporter och skärmfunktioner när informationssystemet kommer samman. Teamet måste veta var de ska samla in data för att kunna presentera dem för slutanvändaren. Även om dataflödesdiagrammet i sig inte tar upp systemfunktionalitet, dokumenterar det vilket system som är ansvarigt för att lagra en specifik bit av data. Utvecklingsteamet använder dataflödesinformationen för att i sin funktionella dokumentation beskriva var det kommer att leta för att hitta information den kommer att visa för slutanvändaren.
Varje organisation har en uppsättning dataflödesdiagram för att dokumentera informationen som lagras i organisationens informationssystem. Denna uppsättning diagram används för att korrekt hantera och uppfylla organisationens krav på datalagring. Varje organisations krav på datalagring bestäms av organisationen själv för att följa en mängd olika myndighetsföreskrifter och andra lagkrav.