Kotak pesan suara pribadi memungkinkan seseorang untuk menerima pesan telepon ketika telepon tidak dapat dijawab. Satu kotak pesan suara dan satu saluran telepon sering dihubungkan satu sama lain. Ini adalah jenis pesan suara pribadi yang paling umum. Dalam kasus lain, beberapa kotak dapat dihubungkan ke saluran telepon yang sama, memungkinkan sejumlah orang untuk menerima pesan mereka secara terpisah. Mesin penjawab juga dapat digunakan sebagai kotak pesan suara pribadi yang memungkinkan orang menyimpan pesan suara mereka di rumah atau bisnis mereka.
Jenis pesan suara pribadi yang paling umum menghubungkan satu saluran telepon ke satu kotak pesan suara. Jenis pesan suara ini adalah fitur umum ponsel. Penelepon sering terhubung ke pesan suara jika telepon tidak diangkat setelah sejumlah dering tertentu. Meskipun penyedia pesan suara dapat bekerja dengan ribuan atau bahkan jutaan klien, akun pesan suara setiap pengguna disimpan terpisah dari yang lain. Ini memungkinkan pengguna untuk mengakses pesan suara pribadi mereka tetapi bukan pesan suara pengguna lain.
Jenis pesan suara pribadi lainnya memungkinkan beberapa akun dilampirkan ke nomor telepon yang sama. Sejumlah kotak pesan suara dapat dilampirkan ke satu nomor telepon, memungkinkan individu dalam keluarga atau karyawan dalam bisnis untuk menerima pesan mereka secara terpisah dari pesan orang lain yang dapat dihubungi di nomor tersebut. Dalam kebanyakan kasus, akun pesan suara pribadi ini diakses saat penelepon menghubungi ekstensi tertentu.
Sebagian besar waktu, pesan suara disimpan dalam format digital di server besar. Server ini disimpan oleh penyedia pesan suara dan diakses dari jarak jauh oleh klien yang memiliki akun pesan suara pribadi. Hal ini memungkinkan orang untuk mengakses pesan suara mereka dari berbagai lokasi yang berbeda dan melalui berbagai cara yang berbeda. Informasi pesan suara juga dapat ditransfer ke komputer individu, meskipun pesan hampir selalu disimpan terlebih dahulu di server penyedia.
Mesin penjawab juga dapat dianggap sebagai jenis pesan suara pribadi. Mesin-mesin ini terhubung ke telepon saluran darat dan mungkin memiliki satu pesan suara untuk semua pengguna saluran telepon atau mungkin dapat memisahkan pesan ke dalam kotak pesan suara individu untuk berbagai orang yang menggunakan saluran tersebut. Seorang pengguna biasanya mengakses pesan dengan menekan tombol pada mesin itu sendiri, meskipun juga dimungkinkan untuk mengakses pesan mesin penjawab dari saluran telepon atau komputer.