Biasanya, surat permintaan klaim kecil ditulis dalam format bisnis. Anda biasanya harus menyertakan nama lengkap dan informasi kontak Anda serta nama lengkap dan informasi kontak penerima yang Anda tuju. Anda biasanya harus menandatangani dan memberi tanggal pada surat itu juga. Selain dasar-dasar tersebut, surat permintaan harus dengan jelas menyatakan tujuannya dan membuat permintaan penyelesaian dalam jangka waktu tertentu. Untuk memberi tahu penerima bahwa Anda serius dalam mengambil tindakan, sebaiknya Anda juga memberi tahu dia tentang apa yang Anda rencanakan jika tuntutan Anda tidak dipenuhi.
Paragraf pertama dari surat permintaan klaim kecil biasanya harus mencakup pernyataan yang jelas tentang siapa Anda dan apa yang Anda inginkan. Anda dapat memperkenalkan diri dengan nama dan menyertakan informasi identitas lain yang menghubungkan nama Anda dengan penerima. Jika, misalnya, penerima adalah klien dari bisnis kecil Anda, masuk akal untuk memperkenalkan diri Anda sebagai pemilik bisnis. Setelah memperkenalkan diri, Anda kemudian dapat menyatakan tujuan surat Anda. Misalnya, Anda dapat menyatakan bahwa Anda sedang menulis tentang klaim keuangan yang Anda miliki terhadap penerima.
Surat Anda mungkin juga secara singkat meninjau detail kasus tersebut. Jika, misalnya, penerima berutang uang kepada Anda untuk pengiriman produk, Anda mungkin ingin memasukkannya ke dalam surat permintaan Anda. Sebaiknya Anda juga menyebutkan jumlah uang yang harus dibayarkan penerima kepada Anda, sehingga tidak akan ada kesalahpahaman di kemudian hari.
Surat permintaan klaim kecil biasanya mencakup permintaan khusus serta tenggat waktu yang Anda inginkan untuk diambil tindakan. Misalnya, Anda dapat meminta penerima untuk membayar uang yang harus Anda bayar dalam jumlah hari kerja tertentu atau pada tanggal tertentu. Setelah Anda dengan jelas menyatakan apa yang Anda harapkan dari penerima dan jangka waktu yang Anda izinkan untuk penyelesaian, Anda dapat menindaklanjuti dengan menulis apa tindakan Anda selanjutnya jika dia gagal untuk mematuhi. Misalnya, Anda dapat memberi tahu penerima bahwa Anda akan mengajukan klaim di pengadilan klaim kecil jika ia gagal membayar hingga batas waktu.
Terkadang masalah klaim kecil dapat dibebankan secara emosional, tetapi surat permintaan klaim kecil seharusnya tetap berpegang pada fakta dan mempertahankan nada yang tegas dan seperti bisnis. Anda biasanya harus menghindari penjelasan dan ancaman emosional. Sebaiknya Anda juga menghindari menambahkan informasi dan detail yang tidak perlu, karena kata-kata Anda dapat digunakan untuk melawan Anda di pengadilan.