Kata benda umum hanya mengidentifikasi seseorang, tempat atau benda dengan cara yang umum dan umum tanpa perlu kapitalisasi. Sebaliknya, kata benda yang tepat digunakan untuk mengidentifikasi orang, tempat atau benda tertentu dan biasanya membutuhkan huruf kapital pertama. Misalnya, ketika merujuk ke “kebun binatang” apa pun, kata benda umum digunakan, tetapi ketika merujuk ke “Kebun Binatang San Diego”, kata benda yang tepat digunakan sebagai gantinya.
Faktor pembeda utama ketika mengidentifikasi kata benda umum adalah bagaimana mereka menggambarkan sesuatu, suatu tempat atau seseorang. Kata benda umum “penyanyi” atau “presiden” menjadi tepat dan dikapitalisasi ketika digunakan lebih khusus sebagai “Madonna” atau “Barack Obama.” Istilah umum seperti “meja rias” juga umum sampai nama merek, seperti “Broyhill®” ditambahkan.
Biasanya didahului oleh sebuah artikel, seperti “a,” “an,” “the,” “this” atau “that,” kata benda umum dapat menggambarkan satu orang, tempat atau benda serta beberapa sekaligus. Ketika kata benda umum memiliki efek pengelompokan, itu disebut kata benda kolektif. Misalnya, kalimat ini menunjukkan kata benda umum yang juga merupakan kata benda kolektif: “Tim memenangkan permainan.”
Ketika kata benda umum terdiri dari lebih dari satu kata, itu disebut kata benda majemuk. “Pemadam kebakaran tiba di rumah” menggunakan kata benda majemuk umum. Contoh lain adalah “polisi”, “papan tulis”, dan kata benda umum yang dapat berupa dua kata, seperti “es krim” atau “stasiun ruang angkasa.” Ini juga disebut sebagai frase kata benda.
Perbedaan utama adalah bahwa kata benda umum adalah istilah umum dan kata benda yang tepat adalah khusus. Kapitalisasi membantu pembaca dalam membuat perbedaan itu. Kata benda umum tidak akan dikapitalisasi kecuali mereka muncul di awal kalimat atau sebagai bagian dari judul.
Kata benda umum juga bisa abstrak atau konkret, dapat dihitung dan tidak dapat dihitung. Penggunaan abstrak diperlukan untuk menggambarkan ide atau perasaan, seperti kebencian atau cinta. Kata benda konkret yang menggambarkan orang atau benda yang dilihat dan didengar bisa tepat atau umum. “Paul perlu memikirkan kata yang lebih baik,” dan “Siswa perlu memikirkan kata yang lebih baik” keduanya menggunakan kata benda konkret, tetapi kalimat pertama menggunakan bentuk yang tepat sedangkan yang terakhir menggunakan bentuk umum. Ketika dikelompokkan bersama, kata benda ini dapat dihitung atau tidak dapat dihitung. Dengan kata lain, kata benda umum seperti “siswa”, “kacang” dan “kursi” dapat diukur, tetapi kata benda umum seperti “tanah”, “sinar matahari”, dan bahkan “jijik” dianggap tidak dapat dihitung karena tidak dapat diukur secara akurat secara total.