Jika Anda perlu menulis memorandum, jangan khawatir, karena tidak sulit. Bagian dasar dari sebuah memorandum adalah judul, pesan atau isi, inisial referensi dan notasi, jika diperlukan. Memo umumnya digunakan di dalam perusahaan atau kantor, dengan surat bisnis formal menjadi metode yang lebih disukai untuk komunikasi eksternal.
Untuk menulis memorandum, ingatlah bahwa nadanya tidak seformal surat. Salam (Dear…) dan penutup (Hormat Anda…) yang digunakan dalam surat tidak diperlukan dalam memo. Area heading berisi nama orang yang menerima memorandum, subjek, tanggal, dan nama pengirim. Istilah lama yang digunakan untuk baris subjek adalah Re: yang menunjukkan “mengacu pada.” Format memo adalah paragraf gaya blok dengan baris kosong di antaranya.
Sebagai aturan, pengirim memo inisial dengan tinta di sebelah namanya di pos. Langkah ini lebih merupakan formalitas, menunjukkan bahwa memo tersebut memang dikirim oleh orang tersebut. Ini dapat dilakukan sebelum membuat salinan.
Jika seseorang selain pengirim yang mengetik memo, maka inisial orang tersebut sering kali dicantumkan di bawah badan atau pesan memo. Area notasi termasuk kata “lampiran” jika sesuai. Saat Anda menulis memo, istilah lampiran digunakan sebagai pengganti istilah lampiran.
Isi atau pesan memo berisi informasi bisnis yang mendetail mengenai tujuan memo, tindakan apa pun yang akan diambil, dll. Memo umumnya tidak boleh membahas lebih dari satu topik. Sebuah memo umumnya selalu satu halaman atau kurang. Jika memo itu berisi banyak informasi, daftar berpoin mungkin bermanfaat.
Sejauh gaya, jika Anda perlu menulis memorandum, gunakan kalimat aktif, bukan pasif, dan gunakan kata kerja aktif. Untuk menulis memorandum, pertimbangkan audiens Anda saat membuat memo. Koreksi memo Anda dengan hati-hati dan buang kata-kata yang tidak perlu.