Diagram aliran data adalah tampilan terstruktur dari data yang masuk dan keluar dari sistem informasi. Detail dalam diagram aliran data bervariasi berdasarkan tingkat yang ditetapkan padanya. Umumnya, diagram tingkat tinggi hanya memiliki informasi terbatas yang disertakan di dalamnya, sedangkan diagram tingkat rendah memiliki informasi yang jauh lebih rinci. Informasi ini digunakan oleh tim pengembangan untuk mengelola data dalam sistem informasi.
Saat sebuah tim mengembangkan sistem informasi, ia membuat diagram aliran data untuk mendokumentasikan bagaimana informasi akan masuk dan keluar dari sistem. Awalnya, informasi ini dibuat pada tingkat yang sangat tinggi, dengan hanya batasan sistem informasi yang disertakan dalam diagram. Saat tim mengembangkan lebih banyak fungsionalitas sistem informasi, setiap proses dalam sistem dapat dimasukkan pada diagram aliran data. Diagram ini membantu tim menentukan di mana data akan disimpan untuk mendukung sistem.
Diagram ini memainkan peran penting, karena mereka mendokumentasikan bagaimana setiap proses dalam sistem mengakses informasi. Sistem eksternal juga dapat mengakses data yang disimpan dalam sistem informasi yang diberikan. Pertukaran antar sistem ini didokumentasikan sehingga analis dapat melacak setiap interaksi sistem. Interaksi tersebut merupakan bagian penting dari informasi dalam proses manajemen data setiap organisasi.
Undang-undang dan peraturan pemerintah mewajibkan pengelolaan dan penyimpanan data tertentu. Peraturan ini berbeda-beda menurut industri. Diagram aliran data membantu setiap organisasi mengelola bagaimana organisasi akan memenuhi persyaratan pemerintah untuk penyimpanan data. Peraturan tertentu memerlukan penyimpanan untuk waktu yang lama. Organisasi harus merencanakan sesuai dengan jumlah penyimpanan data yang sesuai.
Diagram aliran data juga membantu laporan desain tim pengembangan dan fungsionalitas layar saat sistem informasi disatukan. Tim harus tahu di mana harus mengumpulkan data untuk mempresentasikannya kepada pengguna akhir. Sementara diagram aliran data itu sendiri tidak membahas fungsionalitas sistem, diagram ini mendokumentasikan sistem mana yang bertanggung jawab untuk menyimpan bagian data tertentu. Tim pengembangan menggunakan informasi aliran data untuk dijelaskan dalam dokumentasi fungsionalnya di mana ia akan mencari untuk menemukan informasi yang akan ditampilkan untuk pengguna akhir.
Setiap organisasi memiliki satu set diagram aliran data untuk mendokumentasikan informasi yang disimpan dalam sistem informasi organisasi. Kumpulan diagram ini digunakan untuk mengelola dan memenuhi persyaratan penyimpanan data organisasi dengan benar. Persyaratan penyimpanan data setiap organisasi ditentukan oleh organisasi itu sendiri untuk mematuhi berbagai peraturan pemerintah dan persyaratan hukum lainnya.