Perangkat lunak pemeliharaan fasilitas membantu perusahaan mengatur dan melacak informasi tentang pemeliharaan peralatan, aset, dan properti. Perangkat lunak ini dapat berbasis web, artinya perusahaan yang menjual program mengelola informasi di server luar, atau program dapat dikelola secara internal di server Jaringan Area Lokal (LAN) oleh perusahaan yang membeli perangkat lunak. Perangkat lunak ini juga disebut perangkat lunak manajemen pemeliharaan dan dalam banyak kasus, perusahaan menggunakan istilah ini dan perangkat lunak terkait secara bergantian.
Perangkat lunak ini paling berguna bagi perusahaan yang diwajibkan oleh undang-undang, standar industri, atau kriteria yang ditetapkan secara internal untuk secara teratur melakukan dan memantau pemeliharaan peralatan, aset, dan properti. Perangkat lunak ini mungkin khusus untuk industri; spesifik perusahaan, disesuaikan untuk fungsi dan tujuan spesifik dari satu organisasi; atau umum. Beberapa perangkat lunak pemeliharaan fasilitas dapat menganalisis kinerja masing-masing departemen, sementara program lain hanya mampu menangani perusahaan secara keseluruhan.
Harga untuk program perangkat lunak pemeliharaan fasilitas tergantung terutama pada kisaran kemampuan perangkat lunak. Fitur umum dari paket populer termasuk pelacakan dan pemeliharaan perintah kerja, seperti penjadwalan pekerjaan dan manajemen material; manajemen aset, termasuk peralatan dan data properti, kontrak, dan jaminan; pemeliharaan preventif; pengendalian persediaan; dan informasi keselamatan. Kategori khusus industri tambahan tersedia dengan banyak program perangkat lunak pemeliharaan fasilitas, baik sebagai bagian dari paket dasar atau dengan biaya tambahan.
Fitur dan aset paket bervariasi dan mencakup fitur seperti kemampuan untuk menganalisis data dan membuat laporan status dan ringkasan terperinci dari aktivitas pemeliharaan. Opsi perangkat lunak lainnya dapat mencakup penjadwalan otomatis pemeliharaan preventif berdasarkan pembacaan meter atau rekomendasi peralatan, pemberitahuan garansi atau kontrak layanan yang kedaluwarsa, jadwal pembelian bahan, dan pelacakan pengiriman otomatis. Jika perangkat lunak dikelola secara internal, opsi yang lebih disukai dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan. Selain menjaga manajemen pemeliharaan dan personel pendukung mendapat informasi tentang kegiatan sehari-hari, perangkat lunak pemeliharaan fasilitas dapat memberikan bukti basis data pemeliharaan yang telah diselesaikan sesuai jadwal atau dokumentasi lain yang mungkin penting untuk menyelesaikan perselisihan internal dan eksternal.
Karena perangkat lunak pemeliharaan fasilitas perusahaan perlu diubah atau diperluas, prinsip-prinsip ini sering berkonsultasi dengan para ahli di bidang khusus mereka untuk menentukan apakah ada program tambahan yang dapat ditambahkan ke perangkat lunak yang ada. Peningkatan ini dapat spesifik industri atau mungkin hanya memperluas kemampuan inventaris, manajemen aset, dan kategori lainnya untuk meningkatkan nilai database. Bergantung pada usia dan kemampuan perluasan program yang ada, terkadang lebih hemat biaya untuk sekadar mengganti perangkat lunak yang ada.