Untuk menulis surat pengurangan, Anda biasanya harus mulai dengan memiliki semua dokumen yang diperlukan yang perlu Anda rujuk atau sertakan, dan buat salinan dari dokumen tersebut untuk dikirim. Anda kemudian harus memulai surat Anda dengan memasukkan informasi kontak untuk penerima, seperti kantor Internal Revenue Service (IRS) yang Anda hubungi, dan nama serta informasi kontak Anda sendiri. Surat tersebut harus berisi indikasi yang jelas dan ringkas tentang biaya yang telah Anda kenakan yang ingin Anda kurangi, dan alasan mengapa Anda merasa tidak perlu membayar biaya tersebut. Surat pengurangan Anda harus menunjukkan bahwa Anda tidak bertindak karena niat buruk atau niat jahat, dan menunjukkan bahwa Anda ingin menyelesaikan masalah dengan cara yang wajar.
Surat pengurangan adalah surat yang ditulis kepada agen atau perusahaan, seringkali IRS, dalam upaya untuk meminta pengurangan dari biaya penalti atau pengeluaran lain yang dibebankan organisasi kepada Anda. Anda harus menyertakan sejumlah dokumen dengan surat Anda, jadi pastikan Anda memiliki semua dokumen yang diperlukan saat Anda menulisnya, dan buat salinan dokumen tersebut untuk dikirim bersama surat Anda. Jangan mengirim dokumen asli dengan surat pengurangan Anda, karena ini dapat hilang melalui pos. Anda harus menyertakan salinan, atau referensi, surat yang Anda terima yang menunjukkan utang Anda, termasuk nomor kasus jika berlaku, dan dokumentasi apa pun yang Anda miliki untuk menguatkan alasan pengurangan Anda.
Surat pengurangan Anda harus dimulai dengan informasi kontak untuk perusahaan atau kantor yang Anda hubungi, diikuti dengan informasi kontak Anda sendiri. Jika Anda mengetahui nama seseorang di perusahaan tersebut, seperti orang yang menghubungi Anda atau agen IRS, maka Anda harus menyampaikan surat pengurangan Anda kepada orang tersebut, jika tidak, Anda dapat menggunakan “Kepada Yang Berpeduli”. Anda kemudian harus dengan jelas menyatakan bahwa Anda meminta pengurangan jumlah yang telah dibebankan kepada Anda, dan menunjukkan tanggal surat Anda dikirim dan nomor kasus atau rekening Anda jika tersedia. Alasan Anda meminta pengurangan harus dinyatakan dengan jelas dan harus merupakan alasan yang sah seperti bencana alam, penyakit serius, atau kematian dalam keluarga.
Anda harus menyertakan dokumentasi untuk mendukung alasan yang Anda nyatakan dalam surat pengurangan Anda, seperti foto-foto kerusakan yang disebabkan oleh bencana, surat dokter yang memverifikasi penyakit Anda, atau sertifikat kematian anggota keluarga. Jika memungkinkan, Anda harus mencoba memasukkan beberapa bentuk pembayaran sebagian atau permintaan rencana angsuran untuk membayar kembali jumlah yang menyebabkan biaya penalti yang ingin Anda kurangi. Ini adalah isyarat itikad baik yang tidak sepenuhnya diperlukan, tetapi mungkin membuat pengurangan Anda lebih mungkin untuk diterima. Anda harus ingat bahwa surat pengurangan dapat menjadi dokumen hukum dan penipuan yang disengaja dalam surat tersebut dapat menjadi dasar untuk tuduhan penipuan atau sumpah palsu.