Off-balance sheet adalah cara melacak aset atau utang tanpa memasukkannya ke dalam sistem akuntansi utama. Sebagian besar perusahaan memiliki dua metode pengelolaan aset dan utang, yang dikenal sebagai on- dan off-balance sheets, dan kadang-kadang disebut sebagai on- dan off-book accounting. Aset dan hutang di neraca adalah transaksi standar yang dimiliki dan bertanggung jawab langsung oleh perusahaan, sedangkan transaksi di luar neraca adalah untuk keadaan ketika perusahaan tidak memiliki kepemilikan langsung atas uang tersebut. Istilah ini juga merupakan cara umum untuk menggambarkan praktik akuntansi terlarang.
Perbedaan terbesar antara aset atau hutang di dalam dan di luar neraca adalah kepemilikan. Ketika aset atau utang menjadi milik perusahaan, perusahaan dapat melakukan hampir semua hal yang diinginkan dengan uang tersebut seperti melikuidasi aset dan membelanjakannya, menginvestasikan kembali ke dalam perusahaannya sendiri, atau menjual utang ke lembaga lain. Jika uang itu bukan milik perusahaan, ia tidak dapat berbuat apa-apa tanpa persetujuan pemiliknya.
Penggunaan umum
Sebagian besar perusahaan menggunakan sistem on-book hampir secara eksklusif. Tempat-tempat seperti toko ritel dan restoran tidak memiliki kebutuhan umum untuk akuntansi di luar buku; satu-satunya tempat di mana praktik ini umum adalah di lembaga keuangan dan pialang. Perusahaan-perusahaan ini sering menyimpan uang dan aset untuk pihak lain, dan sementara aset-aset ini berada dalam sistem perusahaan, mereka sebenarnya bukan milik perusahaan.
Sementara banyak bank menggunakan sistem off-balance sheet, itu tidak diperlukan untuk setiap transaksi bank. Misalnya, ketika seseorang memberikan uang ke bank, itu adalah bagian dari kontrak yang dia buat ketika dia membuka rekening. Uang yang dipegang bank sebenarnya milik orang tersebut, dan dia dapat menggunakannya sesuka hatinya. Ketika orang tersebut mendapatkan uang di bank, dia sebenarnya mendapatkan uangnya sendiri yang diberikan kembali kepadanya, yang berarti transaksi tersebut sebenarnya dianggap sebagai bagian dari sistem on-book. Akibatnya, sebagian besar akuntansi institusi dilakukan dengan neraca.
Sebuah transaksi hanya terdaftar di off-balance sheet jika lembaga yang memegang uang tidak memiliki kendali di luar manfaat kontraktual langsung. Situasi ini sebenarnya muncul hanya dalam beberapa kasus, dan kebanyakan dari mereka melibatkan memegang uang dalam kepercayaan. Misalnya, jika rumah pialang memegang sejumlah kecil uang investor sebagai jaminan terhadap penurunan pasar saham, uang itu sebenarnya bukan milik perusahaan sampai dikeluarkan untuk menutupi kerugian. Sampai saat itu, uang ada di rekening rumah pialang, tetapi perusahaan tidak dapat menggunakannya.
Mencatat Transaksi Gelap
Off-balance sheet juga merupakan metode umum untuk menggambarkan transaksi yang ilegal. Transaksi ini terjadi di luar pembukuan resmi perusahaan. Terlepas dari asalnya, setiap uang yang masuk atau keluar perlu dipertanggungjawabkan. Di masa lalu, ini mengarah pada praktik menggunakan dua buku besar akuntansi, satu resmi dan satu tidak, menciptakan sistem on- dan off-book.