Petugas ruang surat biasanya adalah orang yang bertanggung jawab atas surat masuk dan keluar perusahaan. Dia biasanya bekerja di ruangan yang didedikasikan untuk penerimaan surat dan paket dan persiapan surat untuk pengiriman oleh kantor pos setempat atau layanan pengiriman independen. Pekerjaan petugas ruang surat mungkin dengan perusahaan swasta, lembaga pemerintah, kelompok nirlaba atau operasi militer.
Ketika surat dikirim ke perusahaan besar, biasanya surat itu dikirim ke satu stasiun terpusat atau ruangan yang ditunjuk. Petugas ruang surat biasanya membagi surat menurut departemen dan kemudian membaginya lebih lanjut oleh orang-orang yang bekerja di setiap departemen. Dia biasanya memuat item yang diurutkan ke kereta surat dan mengikuti rute yang ditentukan untuk mendistribusikan surat ke seluruh perusahaan. Jika ruang dan waktu memungkinkan, petugas ruang surat dapat mengambil surat keluar dan paket kecil di sepanjang rutenya dan juga mengirimkan memo dan pesan non-mail antar departemen.
Jika sebuah perusahaan mengirimkan paket sebagai bagian dari bisnisnya, petugas ruang surat sering kali bertugas menyiapkan pengiriman. Dia biasanya diharuskan memiliki pengetahuan tentang tarif dan praktik pengiriman dari beberapa perusahaan penerusan surat yang berbeda sehingga dia dapat memilih metode tercepat dan paling hemat biaya untuk mengirimkan berbagai jenis surat. Jika penanganan atau instruksi khusus berlaku untuk pengiriman tertentu, petugas ruang surat biasanya diharapkan untuk mengikuti pedoman yang diberlakukan.
Dokumen pengiriman yang dihasilkan komputer sering digunakan oleh perusahaan. Perusahaan sering membuat akun online dengan berbagai pengirim yang menagih perusahaan untuk layanan, label pengiriman, dan persediaan mereka secara teratur. Petugas ruang surat biasanya diminta untuk memesan persediaan dan memelihara rekening prangko pada tingkat yang sesuai.
Beberapa perusahaan mungkin memerlukan petugas untuk mengoperasikan berbagai macam alat dan mesin surat. Ini biasanya termasuk meteran perangko, timbangan, mesin sortir dan pelabelan, pembuka amplop listrik, sealer dan peralatan lipat dan masukkan. Jika sebuah perusahaan mengirimkan paket besar secara teratur, mesin tape atau stapler dapat digunakan untuk menyegel kotak dan paket dengan aman.
Petugas ruang surat biasanya dituntut untuk memiliki keterampilan organisasi yang baik untuk melakukan pekerjaannya secara efisien. Dia biasanya diharapkan dalam kondisi fisik yang baik untuk mengangkat dan mengangkut paket-paket berat. Kecakapan komputer yang baik umumnya diperlukan untuk membuat dokumen pengiriman dan memelihara file dan catatan terkait.
Untuk mendapatkan pekerjaan sebagai juru tulis di ruang surat biasanya membutuhkan ijazah SMA atau sederajat. Pengalaman di lingkungan kantor atau pengiriman umumnya lebih disukai untuk pelamar pekerjaan ini. Sejumlah besar pegawai ruang surat melihat posisi itu sebagai batu loncatan ke posisi gaji yang lebih tinggi dalam sebuah perusahaan.