Ada empat keahlian yang biasanya dibutuhkan untuk menjadi petugas administrasi: komunikasi, perangkat lunak komputer, organisasi, dan interpersonal. Seorang petugas administrasi memiliki berbagai tanggung jawab, biasanya berfokus pada operasi bisnis atau organisasi. Jenis posisi ini ditemukan di organisasi besar, dengan banyak lapisan administrasi dan manajemen. Orang yang melaporkan kepuasan terbesar bekerja sebagai petugas administrasi biasanya menikmati bekerja dengan orang-orang dan mengelola banyak tugas.
Kebanyakan orang menyelesaikan gelar atau diploma dalam administrasi bisnis atau manajemen untuk menjadi petugas administrasi. Program-program ini tersedia di tingkat community college dan universitas. Program community college biasanya berdurasi satu hingga dua tahun, dan gelar sarjana berdurasi tiga hingga empat tahun. Manfaat utama dari program perguruan tinggi adalah fokus pada pengembangan keterampilan praktis, sedangkan program pelatihan universitas biasanya lebih bersifat teoritis.
Keterampilan komunikasi sangat penting bagi siapa saja yang ingin mendapatkan pekerjaan sebagai petugas administrasi. Kandidat biasanya harus mampu menulis untuk berbagai audiens yang berbeda, memberikan instruksi dan pedoman yang jelas untuk orang lain. Keterampilan komunikasi lisan adalah bagian besar dari setiap hubungan bisnis, dan petugas administrasi merupakan bagian penting dari strategi komunikasi.
Program perangkat lunak produktivitas kantor biasanya diperlukan untuk hampir setiap tugas yang dilakukan petugas administrasi. Dia harus memiliki keterampilan tingkat ahli dalam alat yang digunakan oleh organisasi. Sangat penting untuk menjaga keterampilan ini tetap mutakhir dengan mengikuti kursus peningkatan ketika versi baru dari perangkat lunak dirilis. Mengetik dan keterampilan teknologi lainnya dapat diperoleh melalui program pelatihan mandiri, tetapi kebanyakan orang mempelajari keterampilan ini dalam program pelatihan perguruan tinggi.
Setelah Anda menjadi petugas administrasi, keterampilan organisasi menjadi sangat penting. Di sebagian besar organisasi, petugas administrasi terlibat dalam beberapa aspek dari setiap proyek atau inisiatif besar. Bekerja dengan prioritas yang bertentangan dan menyelesaikan tugas untuk berbagai proyek yang berbeda sangat penting. Di sebagian besar perusahaan, petugas administrasi juga merupakan pusat untuk memberikan layanan organisasi kepada manajemen senior.
Keterampilan interpersonal yang diperlukan untuk menjadi petugas administrasi meliputi manajemen konflik, ketegasan, dan disiplin pribadi. Kemampuan untuk bekerja dengan orang-orang di berbagai posisi yang berbeda biasanya sangat penting. Selain itu, posisi ini seringkali memiliki persyaratan kerahasiaan karena sifat materi yang harus ditinjau oleh petugas administrasi. Kebijaksanaan dan kebijaksanaan pribadi sangat penting bagi siapa pun dalam posisi ini.