Seorang koordinator judul bertanggung jawab untuk pengarsipan dan pencatatan dokumen judul properti. Koordinator biasanya dipekerjakan oleh perusahaan persewaan kendaraan, perusahaan manajemen real estat, dan operator perjalanan. Orang-orang ini melindungi kepemilikan saham perusahaan di sebidang properti dengan memastikan bahwa dokumen yang terkait dengan pinjaman, perjanjian sewa dan hak gadai sudah beres.
Di banyak negara, ketika sebidang real estat berpindah tangan, penjual harus menandatangani hak milik atau akta kepemilikan kepada pemilik baru dan membuat dokumen tersebut diaktakan dan dicatat di gedung pengadilan setempat. Demikian juga, pemilik kendaraan di banyak daerah diharuskan untuk mengajukan dokumen hak milik setiap kali mobil, perahu atau jenis kendaraan lain dibeli atau dijual. Ketika seseorang mengamankan hutang terhadap sebidang properti, pemberi pinjaman mungkin harus mengajukan pemberitahuan hak gadai di gedung pengadilan setempat agar hak gadai berlaku. Seorang koordinator judul yang dipekerjakan oleh perusahaan persewaan atau perusahaan manajemen real estat harus memastikan bahwa hak gadai telah dicatat dengan benar untuk setiap kendaraan atau properti yang dimiliki perusahaan. Jika kesalahan terdeteksi, koordinator judul mungkin harus menghubungi pemilik sebelumnya untuk mendapatkan hak atau membuat pengaturan agar penandatangan resmi melengkapi dokumen yang diperlukan.
Ketika sebuah perusahaan persewaan atau perusahaan perjalanan menyewakan kendaraan kepada seorang individu, koordinator judul mungkin harus memberikan penyewa salinan dokumen kepemilikan karena di banyak negara pengemudi diharuskan menyimpan dokumen kepemilikan di dalam mobil. Koordinator mungkin harus melampirkan salinan perjanjian sewa yang ditandatangani pada judul sehingga jika seorang petugas polisi menghentikan kendaraan, hubungan antara pengemudi dan pemilik kendaraan akan didokumentasikan dengan baik. Perusahaan asuransi terkadang memerlukan rincian dokumen hak milik sebelum menyetujui untuk mengasuransikan sewa dalam hal ini koordinator mungkin harus memberikan salinan dokumen tersebut kepada agen asuransi. Demikian juga, perusahaan perbaikan mobil biasanya perlu memverifikasi kepemilikan sebelum mulai mengerjakan kendaraan.
Perusahaan investasi real estat secara rutin membeli dan menjual properti dan koordinator judul bertanggung jawab untuk mengelola proses mendapatkan atau merilis dokumen kepemilikan. Di beberapa negara, lembaga pemerintah membebankan pajak properti dan entitas dan individu sering kali harus membayar tarif pajak yang lebih tinggi atas properti yang disewakan kepada pihak ketiga. Di antara periode sewa, perusahaan manajemen properti dapat menggunakan sebidang real estat untuk keperluan in-house dalam hal ini perusahaan terkadang dapat memperoleh keringanan pajak jika koordinator mengajukan judul yang diperbaiki di gedung pengadilan setempat. Jika perusahaan kemudian memilih untuk menyewakan properti, judul harus diperbarui untuk menunjukkan bahwa bagian dari real estat digunakan sebagai properti sewaan.