En bokföringsnota är en del av information som läggs till i ett bokslut för att förtydliga eller utöka det till förmån för en läsare. Bokföringsnoter kan formateras och presenteras på en rad olika sätt. De flesta bokföringsprogram har ett system för att mata in bokföringsanteckningar och människor kan också föra in anteckningar i reskontra och andra register som förs för hand. Om bokföringsnoteringar finns är det viktigt att granska dem när du granskar bokföringen eftersom de kan ge viktig information.
Det grundläggande formatet för att föra bokföring är ganska stel. Detta kan skapa situationer där det finns nödvändig information men ingen lämplig plats att placera den. I dessa fall används en bokföringsnota för att tillhandahålla informationen på ett sätt som kommer att förstås av läsarna. Dessa anteckningar presenteras tillsammans med resten av kontot så att de kan övervägas av personer som granskar kontot.
Bokföringsanteckningar kan ge kontextualiserande information som gör bokföringsposter lättare att förstå. Det kan förklara eller utöka en bit information så att läsaren förstår varför den ingår och hur revisorn kom fram till ett givet nummer. Den kan också ge information om ändringar i villkor som kan påverka en bokföringspost. När du skapar bokföringsposter bestämmer folk om ytterligare information är relevant eller viktig eller inte, och kan välja att lägga till en bokföringsnota för att kommunicera den informationen efter behov.
En annan användning av en bokföringsnota kan vara i ett bokföringssystem som används av ett stort företag där många olika personer har tillgång till register och behöver kunna kommunicera information. Anteckningar kan användas för att spåra interaktion med specifika kunder eller företag och för att ge bakgrundsinformation som kan vara användbar för personer på andra avdelningar. En kundpost kan till exempel inkludera en bokföringsanteckning som anger att kunden arbetar på en betalningsplan för att bli aktuell, eller att en del av en kunds konto har förlåtits och inte längre anses vara utestående.
Ibland är en bokföringspost markerad med ett litet upphöjt nummer som motsvarar en fotnot som finns längst ner eller i slutet av rapporten. I andra fall kan bokföringsnoteringar läggas in på samma rad som posten för att göra dem lättare att se. Bokföringsnoter kan också ge ett användbart historiskt sammanhang; historiker får mycket mer ut av kommenterade redovisningsböcker än kortfattade räkenskapshandlingar.