Pekerjaan administrator proyek umum dilakukan di industri teknologi informasi (TI), konstruksi, dan akuntansi dan keuangan. Pekerjaan ini dapat ditemukan di industri manufaktur dan jasa seperti perawatan kesehatan juga. Administrator proyek biasanya melapor kepada manajer proyek dan bertanggung jawab untuk membantu memenuhi tujuan proyek. Banyak pekerjaan administrator proyek membutuhkan pengetahuan industri dan kemampuan untuk mengoordinasikan dan mengalokasikan sumber daya secara efektif.
Administrator proyek TI bekerja pada pengembangan dan implementasi sistem TI baru atau yang sudah ada. Proyek-proyek ini dapat melibatkan perangkat lunak, telekomunikasi atau sistem jaringan. Dia mengatur dan memfasilitasi sesi perencanaan, menyusun laporan, memantau tujuan proyek dan membantu dalam menyelesaikan masalah. Administrator proyek TI membantu memastikan bahwa setiap pencapaian untuk menyelesaikan proyek terpenuhi tepat waktu dan sesuai anggaran. Gelar atau latar belakang di bidang TI biasanya diperlukan untuk pekerjaan ini.
Administrator proyek dalam konstruksi bekerja di belakang layar untuk memastikan bahwa proyek konstruksi selesai. Kadang-kadang, administrator proyek konstruksi akan mengunjungi tempat kerja; tetapi dia tidak bertanggung jawab atas operasi sehari-hari di lokasi konstruksi. Administrator proyek konstruksi sebagian besar bekerja di kantor, mengelola penawaran dan kontrak dengan subkontraktor, melacak perkiraan, dan menangani faktur.
Pekerjaan administrator proyek di bidang akuntansi dan keuangan biasanya memerlukan gelar akuntansi atau keuangan atau, setidaknya, pengetahuan tentang praktik akuntansi. Seorang administrator proyek di keuangan bisnis dan akuntansi menyiapkan laporan anggaran. Dia mungkin mengoordinasikan pesanan pengadaan dan pembelian, selain memastikan bahwa faktur pelanggan berjalan dengan lancar. Berdasarkan temuannya, administrator proyek di bidang akuntansi atau keuangan bisnis membuat rekomendasi anggaran kepada manajer dan anggota staf lainnya.
Berbagai pekerjaan administrator proyek ada di industri perawatan kesehatan di rumah sakit, perusahaan farmasi dan perusahaan asuransi kesehatan. Misalnya, administrator proyek klinis mungkin membantu mengawasi pengembangan obat baru. Dia mungkin bertanggung jawab untuk memelihara dokumentasi klinis dan menyiapkan dokumen untuk studi klinis dan audit.
Seringkali, administrator proyek memiliki tugas pekerjaan yang serupa dengan asisten administrasi tingkat eksekutif. Perbedaan antara kedua pekerjaan tersebut adalah bahwa administrator proyek fokus pada penyelesaian proyek besar. Selain itu, gelar sarjana dalam bisnis atau sertifikat dalam manajemen proyek seringkali diperlukan untuk pekerjaan administrator proyek.
Seorang administrator proyek harus berorientasi pada detail dan mampu mengantisipasi masalah dan masalah. Administrator proyek yang sukses memiliki kemampuan untuk mengoordinasikan banyak tugas dan menganalisis masalah untuk membentuk solusi kreatif. Dia terampil bekerja sebagai anggota tim untuk meningkatkan operasi dan harus bekerja sama dengan manajer proyek untuk menjamin waktu, anggaran, dan sasaran kualitas terpenuhi.