Petugas catatan publik memelihara file dan catatan pemerintah atau lembaga publik. Dia mungkin bertanggung jawab atas dokumen untuk komunitas lokal kecil atau untuk wilayah atau sekitarnya yang lebih besar. Di beberapa posisi, panitera mungkin juga bertanggung jawab untuk mencatat informasi baru yang menjadi bagian dari database biro.
Tanggung jawab pekerjaan ini bervariasi tergantung pada lokasi geografis kantor catatan publik. Catatan publik didefinisikan dan diatur secara berbeda di setiap negara dan yurisdiksi. Beberapa organisasi publik hanya mencatat dan mengarsipkan informasi pribadi, seperti akta kelahiran dan kematian, surat nikah dan izin serikat pekerja sipil, serta surat keputusan perceraian. Lainnya berkonsentrasi pada pengumpulan informasi tentang penjualan atau transfer tanah dan real estate, zonasi distrik, penggunaan lahan publik dan demografi umum. Dalam beberapa kasus, satu lembaga dapat menangani semua catatan publik.
Selama bertahun-tahun, petugas catatan publik umumnya diminta untuk mengumpulkan dan memelihara file hard copy dari semua catatan dan dokumen. Pada 1980-an, banyak catatan dipindahkan ke microfiche untuk memfasilitasi penyimpanan dan akses. Sekitar satu dekade kemudian, penyimpanan hard disk komputer menggantikan microfiche sebagai sistem pilihan untuk menyimpan dan menjaga catatan publik. Berdasarkan kemajuan ini, pekerjaan petugas catatan publik berkembang. Dia sekarang umumnya diharapkan memiliki keterampilan komputer untuk merekam, mengakses dan menyebarkan informasi. Dalam beberapa kasus, file pada microfiche dan kertas masih dalam proses transfer ke database komputer. Ini biasanya bagian dari pekerjaannya juga.
Karena banyak catatan publik tersedia secara online, petugas catatan publik sering kali diminta untuk membantu orang mengaksesnya. Ini sering mengharuskan dia untuk memberikan dukungan telepon atau email. Dalam beberapa kasus, ia diharapkan memungut biaya untuk salinan dokumen yang diminta secara online atau melalui surat.
Meskipun istilah arsip publik menyiratkan bahwa informasi yang terkandung di dalamnya sudah tersedia untuk masyarakat umum, hal itu tidak umum terjadi. Aturan yang mengatur catatan mana yang tersedia untuk masyarakat umum berbeda-beda di setiap wilayah. Petugas catatan publik biasanya diharapkan memiliki pengetahuan tentang catatan mana yang tersedia untuk pengawasan publik dan mana yang hanya dapat dilihat oleh mereka yang memiliki panggilan pengadilan atau penilaian yang mengizinkan pembebasannya.
Posisi sebagai pegawai catatan publik biasanya membutuhkan ijazah sekolah menengah atas atau yang sederajat. Pengetahuan atau pengalaman dalam teknologi komputer sering lebih disukai. Keterampilan hubungan masyarakat yang baik umumnya diperlukan, serta latar belakang yang kuat dalam pemeliharaan arsip dan arsip. Pengalaman kerja dalam hubungan pelanggan atau dukungan administratif diperlukan oleh beberapa pemberi kerja.