Teleconference adalah pertemuan atau konferensi yang diadakan melalui telepon atau koneksi jaringan antara peserta di kota-kota terpencil atau tempat kerja. Ada banyak jenis telekonferensi, dengan bentuk paling sederhana yang melibatkan penggunaan telepon speaker di setiap lokasi untuk melakukan konferensi audio. Rapat telekonferensi yang lebih canggih melibatkan pertukaran audio, video, dan data. Istilah telekonferensi juga dapat merujuk pada acara langsung yang ditransmisikan melalui satelit ke berbagai lokasi secara bersamaan.
Meskipun telekonferensi adalah istilah luas yang mencakup berbagai pilihan, dasar-dasar untuk semua telekonferensi melibatkan penggunaan peralatan telekomunikasi, pengguna di banyak lokasi, dan komunikasi kolaboratif antara para peserta. Konferensi audio dasar pada dasarnya adalah panggilan konferensi. Grafik audio, bentuk lain dari telekonferensi, memungkinkan peserta untuk berbagi grafik, dokumen, dan video selain audio; dan melibatkan peralatan tambahan seperti tablet elektronik, pemindai, dan terminal data suara.
Email adalah contoh umum dari telekonferensi komputer. Melalui penggunaan peralatan tambahan, terutama kamera TV, telekonferensi video paling menyerupai pertemuan tatap muka, menggabungkan kemampuan untuk melihat peserta di semua lokasi. Banyak bisnis memiliki ruang konferensi video yang dilengkapi secara permanen dengan peralatan yang diperlukan.
Banyak keuntungan telekonferensi untuk sekolah dan bisnis termasuk penghematan waktu perjalanan dan biaya untuk membawa semua peserta ke satu lokasi. Jika ada hal yang mendesak, mengadakan telekonferensi bisa jauh lebih cepat daripada mengatur pertemuan. Keuntungan lain adalah, karena aksesibilitas, telekonferensi memungkinkan kelompok besar peserta merasa dilibatkan dalam rapat dan pengambilan keputusan. Jika perlu, sekolah atau bisnis dapat mengenkripsi sinyal untuk memastikan keamanan komunikasi selama telekonferensi.
Saat memilih peralatan untuk telekonferensi, pertimbangkan beberapa faktor. Jika menggunakan kamera web, uji terlebih dahulu untuk menentukan bahwa kamera berada pada jarak yang dapat diterima. Saluran telepon kabel adalah yang terbaik untuk kejelasan. Jika telepon nirkabel digunakan, bersiaplah untuk mengubah frekuensi jika terjadi gangguan selama telekonferensi.
Seluler dan speakerphone harus digunakan sebagai pilihan terakhir. Telepon seluler sering mengalami gangguan dan speakerphone menangkap kebisingan latar belakang dan sering kali menghasilkan gema. Mikrofon sangat membantu dalam mengurangi kebisingan latar belakang.
Telekonferensi membutuhkan aturan etiket khusus. Setiap peserta harus mengumumkan kapan dia menandatangani dan mematikan telekonferensi. Mereka yang terlibat harus berbicara dengan jelas dan perlahan, menghindari pembicaraan yang monoton, dan menggambarkan bahasa tubuh apa pun yang penting untuk percakapan. Karena sensitivitas peralatan telepon, peserta harus menghindari suara-suara asing seperti membolak-balik dokumen atau mengetuk jari atau pensil.
Akan sangat membantu dari sudut pandang keterlibatan untuk menggunakan nama peserta selama rapat. Sering memvariasikan pembicara agar perhatian tidak hilang. Mintalah umpan balik atau tanggapan secara teratur.