Manajemen personel sipil adalah proses yang digunakan oleh organisasi militer untuk melacak, dan bekerja dengan, warga sipil yang dipekerjakan oleh mereka. Sistem ini menciptakan penyangga antara sistem militer dan sistem non-militer, keduanya menyediakan akses ke pekerja dan keamanan untuk intelijen militer. Manajemen personalia sipil dapat mengambil banyak bentuk; dari sebagian departemen sumber daya manusia pangkalan militer ke sistem komputer yang berisi informasi yang berkaitan dengan pekerja sipil.
Sangat jarang organisasi militer tidak memiliki banyak orang non-militer yang melakukan tugas bersama tentara. Orang-orang ini akan melakukan segalanya mulai dari pekerjaan kebersihan, akuntansi, hingga menjalankan seluruh departemen. Sementara beberapa dari pekerja ini adalah mantan militer yang sekarang bekerja dalam peran pendukung atau penasehat, banyak dari mereka tidak memiliki pelatihan militer sama sekali. Ini menciptakan perpecahan mendasar dalam pandangan dan harapan antara warga sipil dan personel militer.
Ketika digunakan untuk menggambarkan departemen dalam organisasi militer, manajemen personel sipil hampir selalu merupakan subbagian dari departemen sumber daya manusia. Departemen ini menangani kegiatan sehari-hari warga sipil yang bekerja di pangkalan tertentu atau pada proyek tertentu. Di luar hanya mengelola sebagian pekerja, ini hampir sama dengan departemen sumber daya manusia lainnya. Satu-satunya perbedaan nyata datang dengan berurusan begitu dekat dengan peraturan pemerintah dan izin keamanan.
Dalam sistem manajemen personalia sipil berbasis komputer, kompleksitas dan perbedaannya jauh lebih besar daripada sistem manajemen standar. Perbedaan paling mencolok datang dari protokol keamanan yang digunakan. Dalam banyak sistem perusahaan, seluruh sistem terkandung di dalam satu penghalang pelindung. Sistem militer biasanya memiliki dua bagian manajemen yang sangat berbeda, satu untuk militer dan satu untuk pekerja sipil.
Kedua sistem ini dipisahkan satu sama lain, tetapi memiliki interaksi yang signifikan. Alasan terbesar untuk pemisahan ini adalah keamanan. Untuk menjaga keamanan informasi dari pegawai sipil dan penonton yang tidak diinginkan, informasi militer disimpan terpisah dari non-militer. Ketika suatu sistem memerlukan informasi yang berkaitan dengan kedua kelompok, sistem akan memeriksa tingkat izin pengguna dan kemudian membuat catatan gabungan dengan informasi tersebut.
Alasan utama kedua bahwa manajemen personel sipil dipisahkan dari sistem militer adalah perbedaan metode yang digunakan untuk mengatur karyawan. Di perusahaan standar, mungkin ada pekerja per jam dan bergaji yang memiliki jadwal pembayaran dan tunjangan yang sangat berbeda, semuanya dalam sistem yang sama. Ini bahkan tidak mendekati perbedaan antara sistem sipil seperti itu dan sistem yang menggunakan informasi militer. Metodologi jangka panjang dan kontrak di balik kontrak militer membuat sistem sipil tidak sesuai dalam banyak keadaan.