Menjalankan bisnis nirlaba yang sukses membutuhkan pemahaman yang kuat tentang lokasi dan peraturan akuntansi khusus organisasi. Membangun sistem akuntansi nirlaba yang memenuhi persyaratan lokal adalah salah satu cara untuk mematuhinya. Pencatatan aktivitas keuangan yang menyeluruh dan etis juga meningkatkan akurasi dan legalitas akuntansi nirlaba.
Organisasi nirlaba tidak perlu mengajukan permohonan pembebasan pajak, tetapi hal itu dapat meningkatkan dana yang tersedia untuk tujuan organisasi. Persyaratan pengecualian adalah khusus wilayah dan harus dikonsultasikan untuk informasi tambahan. Menerima status nirlaba tidak berarti pembebasan pajak federal di AS, misalnya.
Departemen akuntansi nirlaba harus menyadari bahwa prosedur akuntansi bervariasi menurut lokasi geografis. Banyak perusahaan AS menggunakan Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum, sementara banyak perusahaan internasional menggunakan Standar Pelaporan Keuangan Internasional. Persyaratan pajak juga bervariasi menurut wilayah.
Mempertahankan seseorang dengan latar belakang akuntansi sebagai staf dapat membantu saat menyiapkan sistem akuntansi atau mengajukan pajak, tetapi organisasi tanpa kemewahan ini dapat mempertimbangkan untuk menyelesaikan tutorial mandiri atau mempekerjakan bantuan dari luar. Bagi mereka yang ingin mengisi sendiri formulir yang diperlukan, otoritas pajak setempat sering memberikan tutorial mengenai formulir dan prosedur. Akuntan publik bersertifikat juga dapat memberikan banyak informasi tentang kebijakan dan prosedur.
Pencatatan yang baik diperlukan untuk akuntansi yang sukses. Memiliki peraturan, kebijakan organisasi, dan persyaratan pajak yang dapat diakses oleh manajer keuangan dapat membantu. Beberapa program perangkat lunak akuntansi akan memperingatkan pengguna ketika mereka kehilangan informasi, tetapi bagi mereka yang beroperasi tanpa perangkat lunak, daftar persyaratan dapat membuat karyawan mengetahui persyaratan prosedural.
Mengetahui persyaratan pajak tertentu membantu organisasi menciptakan sistem akuntansi yang mendukung juga. Misalnya, perusahaan nirlaba di AS harus menyerahkan laporan dengan formulir 990 yang sesuai setiap tahun pajak. Laporan yang diperlukan berisi Laporan Posisi Keuangan, mirip dengan neraca, Laporan Aktivitas, mirip dengan laporan laba rugi, dan Laporan Arus Kas. 990 membutuhkan informasi tentang jadwal, kontribusi non-tunai, obligasi bebas pajak, dan gaji eksekutif. Oleh karena itu, sistem akuntansi nirlaba di AS dapat dimodelkan di sekitar informasi yang diperlukan dalam dokumen pajak khusus ini untuk memudahkan prosedur pengarsipan.
Perbedaan utama dalam prosedur akuntansi antara perusahaan laba dan nirlaba melibatkan kategorisasi biaya dan pendapatan. Pendapatan bebas pajak sering dikategorikan berdasarkan jenis dukungan, karena pendanaan nirlaba dapat berasal dari berbagai sumber. Pengeluaran nirlaba di lokasi tertentu harus diberi label juga, untuk memastikan pengeluaran organisasi menggunakan pendapatan yang dikumpulkan dengan tepat.
Perangkat lunak manajemen keuangan juga dapat memberikan bantuan kepada departemen akuntansi nirlaba. Paket perangkat lunak yang sesuai untuk akuntansi nirlaba akan sedikit berbeda dari perangkat lunak yang digunakan di perusahaan nirlaba. Misalnya, perangkat lunak akuntansi nirlaba mencakup kemampuan untuk mengklasifikasikan pengeluaran dengan beberapa label dan kemampuan untuk memisahkan pendapatan dan persyaratannya.