De bästa företagsinsättningsbevisen uppfyller bankens grundläggande krav och fyller på ett adekvat sätt de sekundära funktionerna i detta viktiga affärsdokument. Insättningsbevis beställs vanligtvis via banken och kommer därför att ha den kod som krävs. Sekundära funktioner inkluderar spårbarhet, noggrannhet och transaktionskommunikation. Alla dessa faktorer fungerar tillsammans för att dokumentera en transaktion så att korrekt bokföring är möjlig. Dessutom måste risken för intern eller extern stöld minimeras.
Om insättningar görs av flera personer på flera platser är spårbarhet ett problem. De bästa företagsinsättningsbevisen kommer att ha ett sätt att spåra vem som gjorde insättningen, när och var. Detta kan göras genom en speciell rad på kupongen som är undertecknad av insättaren. Flera koldeponikuponger är användbara för att öka spårbarheten, med kopior som sparas av insättaren och tillsynsmannen och skickas till banken.
Noggrannhet är en viktig faktor för att välja de bästa företagsinsättningsbevisen eftersom felaktiga uppgifter kan resultera i övertrassering och bankavgifter eller felaktigheter på kundkonton. För att öka noggrannheten kan företag välja att använda datorgenererade insättningsbevis. Om insättningsbevisen ska fyllas i för hand bör det finnas tillräckligt med utrymme för att alla checkar ska listas, och rader för varje valör av sedlar ska registreras separat. Anställda bör åläggas att skriva snyggt på alla insättningsbevis.
Transaktionskommunikation kan vara självklar i ett litet företag, men mindre så i ett mycket stort företag. Bokhållare behöver veta när insättningar erkänns av banken, vilket konto som ska krediteras av insättningen och formen för insättningen. Spridda operationer kan leda till att flera personer hanterar panten. Därför kan inte bara flera kopior av företagsinsättningsbevis vara viktiga, utan ett depositionsregister som liknar ett checkregister bör också föras.
Ett företag måste göra flera beslut för att minimera risken för stöld. Storleken på den typiska affärstransaktionen och mängden kontanter kontra andra betalningsmedel bör vara känd. Andra fakta som ska samlas in är om verksamheten använder handifyllda eller datorgenererade kuponger, frekvensen av insättningar som görs under banktid jämfört med användningen av nattdroppar och om insättningar kommer att göras av olika personer eller av samma eller samma person. två personer. Ju större kontanttransaktionen är, desto mer användning av nattdroppar och upprepad insättning av samma person ökar risken för stöld av externa agenter och av anställda. Engångspåsar i plast med flera insättningsbevis av koldioxid hjälper till att förhindra stöld av panter på natten.
De bästa företagsinsättningsbevisen kommer att inkludera ovanstående faktorer, efter behov. De kan variera i storlek från plånboksstorleken till en flersidig rapport som genereras av bokföringsprogram. I alla fall bör de vara logiska, ordnade och lätta att förstå för alla användare. Företagsinsättningsbevis, även om de inte ses av kunderna, bör också förmedla ett professionellt utseende.