I formell brevskrivning är det vanligt att inkludera en öppningshälsning känd som en hälsning. I ett vanligt affärsbrev står det vanligtvis två rader under mottagarens adress, om en sådan ingår. Annars börjar hälsningen uppe till höger på brevet. En riktig hälsning för ett formellt brev börjar vanligtvis med ordet Dear, följt av titeln och namnet på brevets mottagare: ”Dear Mr. Smith” eller ”Dear Professor Jones”, till exempel.
Vissa affärsbrev eller formella brev släpper ordet ”kära” helt och hållet och börjar med endast mottagarens namn. Det kan följas av ett kommatecken, ett semikolon eller till och med ett streck. Poängen är att säkerställa att rätt mottagare tar emot meddelandet och att ställa in brevets övergripande ton. Vissa moderna brevskrivare kan utelämna hälsningen helt, särskilt när de använder elektronisk kommunikation med begränsad kapacitet.
Ett informellt brev kan innehålla en informell hälsning, som hej, hej, hej där, eller vad händer? E-postkorrespondens kan vara särskilt informell, där avsändarens första meddelande innehåller en mer formell hälsning som ”Hej Mr. Jones”, och efterföljande svar släpper det helt.
Vissa skribenter som inte känner till det specifika namnet eller titeln på sin avsedda mottagare kan använda en mer allmän hälsning som ”Till vem det kan beröra” eller ”Dear Sir or Madam”, även om affärsetikettexperter starkt rekommenderar att du skaffar specifik kontaktinformation innan tillgripa en sådan allmän hälsning. Till och med en allmän hälsning, som ”kära kundtjänstrepresentant”, kan betraktas som en förbättring jämfört med ”Vem det kan beröra”.
En ordentlig hälsning bör motsvara nivån av förtrogenhet mellan avsändare och mottagare. Ett formellt brev adresserat till USA:s president bör till exempel inledas med ”Dear Mr. President”, inte ”Hej Barack” eller ”Hey Prez.” Det finns referensböcker som innehåller de rätta hälsningarna till dignitärer, politiska ledare, kändisar, religiösa figurer och andra yrkesverksamma, så en brevskrivare bör vara säker på att använda den rätta hälsningen för det rätta tillfället.
Inledande hälsning av ett affärsbrev bör också matcha tonen och formaliteten i avslutningen. Det traditionella ”Med vänliga hälsningar” eller ”Med vänliga hälsningar” kan låta lite tråkigt eller föråldrat i ett modernt affärsbrev, men att använda en avslutande rad som denna hjälper till att anpassa meddelandet. Att avsluta ett klagomålsbrev med ”Respektfullt” kan återställa en känsla av artighet i processen, medan ett följebrev avslutas med ”Väntar på ditt svar i tid”, visar intresse och initiativ.
Att använda en formell hälsning kanske inte är lika kritisk i många moderna kommunikationer, men det hjälper till att lätta mottagaren in i resten av brevet och sätter tonen som antingen formell eller informell.