Kvalitetskontroll avser ofta hantering av tillverkningsprocesser och produkt- eller tjänstespecifikationer. Detta system kräver dock i allmänhet identifierbara procedurer och anställda som planerar och inspekterar. Kvalitetskontrollprocessen kan således innefatta en chef som övervakar systemet, ett kvalitetskontrolluttalande som sammanfattar produktionsmål och inspektionsprocedurer vid olika tillverkningsställen. En kvalitetskontrolltekniker är ofta en del av denna process för att samla in data, och en checklista utgör ofta grunden för rutinmässig produktinspektion.
För att en kvalitetskontrollprocess ska bli framgångsrik måste specifika procedurer ofta inledas med en chef eller arbetsledare för att övervaka dem. Denna person kan vara till stor del ansvarig för att både utveckla ett kvalitetskontrollprogram och även se till att förväntningarna uppfylls. I många fall är syftet med kvalitetskontroll att säkerställa att alla material och produkter som skickas in för leverans överensstämmer med kontrakt eller kundkrav. För att åstadkomma detta behöver därför en kvalitetskontrollansvarig ofta en funktionell plan för att kontrollera produktionsprocessen, avgöra när och om processen misslyckas och svara därefter för att återställa processen.
I vissa företag kan kvalitetschefen arbeta med att skapa och implementera ett kvalitetskontrolluttalande. Om sådana uttalanden redan finns kan chefen helt enkelt säkerställa att procedurerna är adekvata och att processdesignen uppfyller produktspecifikationerna. En produktionsledare är ofta inblandad i sådana beslut. Kvalitetskontrollprocesser är dock inte begränsade till tillverkningsanläggningar. Laboratorier, patientvårdsmiljöer och tjänster som kollektivtrafik och avloppsvattenrening implementerar vanligtvis också kvalitetskontrollprocedurer.
Ett kvalitetskontrollutlåtande identifierar ofta produktionsmål och ger underlag för service- och produktmätningar. Detta dokument kan således beskriva de företagsfaciliteter som måste ingå i kvalitetskontrollprocessen. Tillverkningsanläggningar kan till exempel kräva att all anläggningsutrustning underhålls, att instrument kalibreras och att anställda utbildas kontinuerligt.
När kvalitetsförklaringen är klar kan procedurerna definieras och implementeras. För att säkerställa att anläggningsutrustningen fungerar korrekt kan kvalitetskontrollprocessen involvera daglig maskininspektion för att leta efter slitna eller trasiga delar. Pumpar och slangar kan inspekteras för läckage samt vågar eller andra verktyg justeras.
Förutom maskininspektion kommer procedurerna sannolikt också att tillhandahålla standarder för produkt- eller tjänstetestning. Beroende på vilken typ av kvalitetskontroll som implementeras kommer vissa processer att försöka förhindra misstag medan andra kommer att försöka korrigera dem. Därför tittar kvalitetskontrollplaneringen ofta på utveckling, produktion och leverans av varor.
Vissa företag implementerar en kvalitetskontrollprocess i alla tre stegen. För att illustrera kan provvaror tillverkas före den faktiska produktionen. Under denna tid kan produktionsdesignen anpassas för att åtgärda fel eller så kan kvalitetsinspektörer granska tekniska filer för att säkerställa att processerna fungerar som förväntat. När massproduktionen börjar kan slumpmässiga produkter inspekteras för kvalitetssäkring. Ett annat alternativ är att vänta tills alla produkter är tillverkade för en total produktrecension. Många företag implementerar också ett system för produktretur eller byten efter kundleverans.
Vid alla tre tillfällen arbetar ofta en kvalitetskontrolltekniker tillsammans med chefen och inspektören. Denna person kommer sannolikt att prova och testa produkter innan han lämnar informationen till inspektören. I sin tur kan inspektören jämföra data och avgöra när och var kvalitetsförbättringar är nödvändiga. Chefen kommer då sannolikt att godkänna sådana förändringar och även effektivisera processer för kostnadseffektivitet och snabba produktleveranser.
Att hantera kvalitetskontrollprocessen innebär ofta att man balanserar produktionsstandarder med standardiserad kvalitetskontrollinspektion. För inspektionsändamål använder ett företag ofta kvalitetschecklistor där inspektören registrerar antalet, orsakerna och frekvensen av produktfel. Detta är vanligtvis ett strukturerat formulär eller frågeformulär som kan anpassas av många branscher. Dessutom kan en checklista ta upp sådana problem som höga halter av avfall och låg produktivitet. Checklistor kan också ge poäng för kvalitetskontrollsammanfattningar och diskussioner under teammöten.