En gästserviceagent arbetar inom hotellbranschen för att hantera hotellbokningar, avbokningar och ändringar som efterfrågas av kunder. Han eller hon hanterar även kundkonton och fungerar som concierge för hotellets gäster. I huvudsak är han eller hon den första kontakten en kund tar med hotellpersonalen och den sista personen som ses när han checkar ut. Den här medarbetaren säkerställer att kundernas behov tillgodoses under vistelsen för att uppmuntra till upprepade besök.
Vanligtvis sköter en gästserviceombud en växel och svarar på inkommande samtal från kunder som vill boka rum eller få information om fastigheten. Agenten kan också överföra inkommande samtal till registrerade gäster, tillsammans med hantering av meddelanden, post eller fax för gäster. Han eller hon ser till att gästerna får dessa meddelanden eller paket i tid.
Agenter hanterar vanligtvis samtal från hotellrum som kommer via växeln. Detta kan innefatta att överföra samtal till rumsservice, svara på frågor om närliggande turistattraktioner eller hantera förfrågningar om städning eller tvättservice. Ibland kan en gäst behöva hjälp med att få tillgång till Internet från rummet eller begära ett väckningssamtal via agenten.
Dessa hotellanställda hanterar även klagomål från gäster under vistelsen. Om problemet gäller renlighet skickar agenten hushållspersonal till rummet. Ibland uppstår problem med VVS- eller elinstallationer, som hanteras genom gästserviceombudet. Han eller hon kan erbjuda telefonhjälp om en gäst har problem med en TV eller andra bekvämligheter i rummet.
En del av en serviceagents jobb inkluderar totala kundräkningar när de checkar ut. Agenten tabellerar rumspriset och eventuella telefon- eller rumsserviceavgifter som tillkommer under vistelsen. Han eller hon tar ut betalning från gästen och har en kassalåda, som vanligtvis stäms av efter varje arbetspass. Om en tvist om avgifter uppstår, arbetar gästserviceagenten för att lösa problemet till kundens belåtenhet. En agent kan också ta ansvar för att förbereda bankinsättningar och andra rapporter.
Uppgifter som concierge kan inkludera att ordna transport för gäster under deras hotellvistelse, eller ge information om shopping eller sevärdheter i regionen. Gästserviceagenten kan göra bokningar på restauranger eller nöjesställen. Om gäster har särskilda behov, såsom en begränsad diet, kan agenten göra överenskommelser med hotellrestauranger för att tillgodose dessa behov. Den här anställde hanterar i princip alla önskemål från hotellets gäster.