En operationsschemaläggare koordinerar möten för operationssalar för att effektivisera leveransen av tjänster och prioritera fall på lämpligt sätt. I jobbet ingår att interagera med patienter och kirurgiska team samt hantera kundtjänstaktiviteter som att svara i telefoner i vissa anläggningar. En gymnasieexamen krävs vanligtvis för att arbeta inom detta område, och vissa sjukhus kan föredra personer med erfarenhet inom det medicinska området. I stället för erfarenhet kan formell utbildning i medicinsk terminologi och administration genom en community college eller teknisk skola vara till hjälp.
Programvara används ofta för att hjälpa sjukhus att hantera sitt operationssalarutrymme. Operationsschemaläggaren bokar specifika operationssalar, enligt anläggningens protokoll, och ser till att personalen vet var de är planerade. Detta inkluderar fullt bemannade lokaler med heltidsanställda eller avlösningspersonal som är lämpligt. Sista minuten-ändringar kan vara nödvändiga i nödsituationer, när operationer kör över och i andra situationer, i vilket fall schemaläggaren måste agera snabbt för att lösa problemet och få procedurerna på rätt spår igen.
Operationsschemaläggare kan ge information till patienter om när de ska anlända och hur de ska förbereda sig. De kan också samla in insättningar eller försäkringsinformation så att de kan begära ett förauktorisationsbrev. Detta säkerställer att ingreppet är betald eller att patienten är medveten om skyldigheten före operationen. En operationsschemaläggare kan också hantera fakturering, vilket kan kräva förtrogenhet med kodningssystem som används för att beskriva olika procedurer på ett standardiserat sätt.
Det kan vara nödvändigt att samordna med andra kontor på ett sjukhus. Operationsschemaläggaren behöver veta att till exempel återhämtningssängar kommer att finnas tillgängliga för patienterna efter deras operationer, och att avdelningarna kommer att ha plats för dem om de behöver stanna på sjukhus. Detta kan kräva att man arbetar med sjukhussängspersonal för att reservera utrymmen och flytta runt patienter vid behov. I en nödsituation där många traumafall kommer in på ett sjukhus, skulle operationsschemaläggaren samarbeta med akutmottagningen för att triage och tilldela fall efter brådska.
Arbetsscheman kan variera. I vissa anläggningar är den faktiska drifttiden begränsad och ett operationsschema kanske inte behövs sent på kvällen eftersom personalen kan samordna om ett fall sent på natten kommer in. Andra anläggningar kräver att personal arbetar sent för att hantera operationssalens flöde och hantera nödsituationer. Det kan vara möjligt att arbeta flera olika skift, och vissa arbetsplatser skapar flexibla timmar för personalen för att tillgodose vidareutbildning eller andra behov.