Ett bra personligt brev till en meritförteckning (CV) fokuserar på att förklara varför den sökande är lämplig för tjänsten och uppehåller sig inte vid fakta som redan finns i CV:t. Den bör istället ge ny eller mer detaljerad information som den potentiella arbetsgivaren kan vara intresserad av. Den bör också försöka koppla de färdigheter och erfarenheter som nämns i CV:t till det särskilda jobb som den sökande söker.
Ett CV innehåller normalt endast mycket enkla meningar, medan ett följebrev till en meritförteckning tydligare illustrerar en kandidats förmåga att skriva. Arbetsgivare kommer ibland att sluta sig till ett oorganiserat sinne från att läsa ett dåligt skrivet brev. Alla stycken bör noggrant kontrolleras för stavfel och grammatiska fel och varje stycke bör följa logiskt från det före det.
När det gäller format bör ett följebrev för en meritförteckning ha samma presentation som ett vanligt affärsbrev. Denna standard skiljer sig mellan kulturer. Om man ansöker om arbete i ett främmande land, bör man undersöka hur människor i det landet vanligtvis lär sig att strukturera ett formellt affärsbrev och anpassa sitt eget efter det.
I de flesta engelsktalande länder ser personliga brev till CV:n vanligtvis lika ut eftersom standardformaten för affärsbrev också är ganska lika. Det typiska papperet i Letter-storlek kan dock variera mellan vissa av dessa länder. De flesta arbetsgivare kommer sannolikt inte att vara lika intresserade av storleken på en utskriven sida som av dess innehåll, men när det är möjligt är det förmodligen bäst att ge arbetsgivaren det han eller hon är van vid när det gäller presentation.
Arbetsgivarens intressen bör stå i främsta rummet när man skriver ett följebrev till en meritförteckning. Även om det är viktigt att uttrycka entusiasm, bör ett personligt brev inte förklara varför jobbet är perfekt för den sökande, utan snarare varför den sökande är perfekt för jobbet. Brevets huvudsakliga syfte är att visa varför en kandidat är det bästa valet för att fylla en viss ledig tjänst. Det är viktigt att skräddarsy sitt följebrev så mycket som möjligt efter den specifika jobbrollen och organisationen. Ett ospecifikt följebrev får sökanden att framstå som lika generisk och kommer sannolikt inte att dra till sig mycket uppmärksamhet.
Ett följebrev till en meritförteckning ska endast användas när du söker en tjänst. Den ska inte skickas utan CV eller där ett förfrågningsbrev vore mer lämpligt. Ett förfrågningsbrev är en oönskad annons om egna tjänster eller en begäran om information om anställningsmöjligheter. Det är vanligtvis mycket kortare än ett personligt brev och åtföljs inte av ett CV.