Personer som arbetar som löneadministratörer är ofta ansvariga för att spåra timmar som anställda arbetar och se till att de får betalt därefter. Dessa yrkesmän kan också vara ansvariga för att spåra tjänster som en organisation använder, såsom leveranser av material, och se till att leverantörer och leverantörer får betalt för sina tjänster. I vissa fall kan en löneadministratör förväntas fungera som revisor. Han eller hon är ansvarig för att se till att alla arbetare får betalt inom lagar och regler som fastställts av statliga myndigheter. I dessa scenarier kan en löneadministratör också delta i revisions- och budgetprocesser.
Vilka kvalifikationer företag kräver av sina löneadministratörer varierar beroende på vilka uppgifter de ansvarar för att utföra. Till exempel kan företag där en löneadministratör endast måste ange uppgifter om arbetstimmar av anställda bara behöva en associerad examen eller erfarenhet av att utföra datainmatning i en kontorsmiljö. I organisationer där löneadministratörer förväntas fungera som medlemmar av redovisnings- eller finansplaneringsavdelningar måste de ofta ha formell akademisk utbildning inom områden som ekonomi eller redovisning. Dessa löneadministratörer på högre nivå kan också dra nytta av många års erfarenhet av redovisnings- eller löneavdelningar, såväl som av att få professionella redovisningscertifieringar.
Mycket av en löneadministratörs jobb inkluderar att ange data och granska dem för att säkerställa att de är konsekventa. Med andra ord kan löneadministratörer mäta verkliga kostnader mot beräknade uppskattningar och avgöra hur och varför dessa värden kan skilja sig åt. Det är också vanligt att en löneadministratör sätter budgetar och uppskattningar för arbete och ser till att arbetarna lägger ner rätt antal timmar.
När en löneadministratör arbetar för en taxi, limousine eller annan typ av transporttjänst ansvarar han eller hon för att samla in och mata in förardata. Den här typen av proffs kan använda mätare eller programvara för att avgöra hur långt en förare reste och hur många passagerare han eller hon plockade upp. En administratör kan sedan beräkna hur mycket en organisation är skyldig förare för sina tjänster.
Det är vanligt att en lönehandläggare fungerar som förhandlare. När denna typ av yrkesman ansvarar för att betala leverantörer och andra tjänsteleverantörer, kan han eller hon se till att villkoren i ett kontrakt följs och att kostnaderna och villkoren för tjänsten är tillfredsställande för båda parter. Det är också normalt att en löneadministratör på en löneavdelning bistår anställda som anser sig ha blivit underbetalda eller som vill ha tillstånd att arbeta övertid.