En arbetsplatspolicy är en formell policy som inrättats av ledningen eller ägarna av ett företag. Enligt konvention är arbetsplatspolicyer tydligt skrivna i personalhandböcker eller meddelanden, och anställda kan behöva skriva under lappar som anger att de har tagit emot policyn och att de förstår den. Att upprätta arbetsplatspolicyer är viktigt för ett företag av alla storlekar, eftersom det sätter tydliga gränser och skyddar både anställda och arbetsgivare.
En mängd olika ämnen kan täckas av en arbetsplatspolicy, och sådana policyer samlas ofta i en handbok för att underlätta för de anställda. Saker som lön, obligatorisk klädsel eller uniform och arbetsplatsuppförande tas ofta upp i arbetsplatspolicyer, tillsammans med diskriminering, sexuella trakasserier, droganvändning och missbruk på arbetsplatsen. En välskriven policy kommer tydligt att indikera företagets hållning i en viss fråga, och den kommer att indikera konsekvenserna av en policyöverträdelse.
En medarbetarhandbok kan också tillhandahålla procedurinformation så att anställda utför uppgifterna på rätt sätt. Till exempel kan ett företag ha en arbetsplatspolicy för hantering av känslig data och kunder, som säkerställer att alla kunder behandlas lika. En arbetsplats kan också ha policyer för att använda utrustning som kopiatorer, beställa eller beställa förbrukningsmaterial och hantera andra administrativa fel. Särskilt i ett stort företag kan bristen på organiserade rutiner förvandla grundläggande uppgifter till mardrömmar, särskilt för administrativa assistenter och stödpersonal.
Konsekvenserna för att bryta mot en arbetsplatspolicy varierar beroende på policy. Till exempel kan en överträdelse av klädkoden leda till att en anställd skickas hem för att byta om, medan en anklagelse om sexuella trakasserier skulle åtföljas av juridiska konsekvenser som potentiell uppsägning av anställningen. Genom att tydligt precisera dessa konsekvenser kan en arbetsgivare på ett rättvist och jämlikt sätt genomdriva överträdelser och skydda företaget från anklagelser om olaglig uppsägning.
Anställda bör läsa policyhandböcker noggrant. Som en allmän regel är de flesta arbetsplatspolicyer ganska rutinmässiga och de följer sunt förnuft och artighetsriktlinjer som alla vuxna redan borde vara medvetna om. Ibland kan det dock finnas lömsk och mycket viktig information om saker som löner, uppgifter om klädkod och andra frågor; se till att du är bekant med din personalhandbok och se till att behålla en kopia, tillsammans med kopior av eventuella tillägg eller ändringar av arbetsplatspolicyn. Enligt konvention kommer en sådan handbok också att innehålla ett avsnitt om tvister och skiljeförfarande, och den kommer att lista de steg som anställda måste vidta för att ta itu med klagomål. Se till att följa dessa steg för att säkerställa att dina klagomål hanteras rättvist.