Varje organisation som köper varor eller tjänster har standardiserade upphandlingsförfaranden, de metoder de använder för att förvärva dessa saker. Dessa procedurer omfattar alla aspekter av upphandlingscykeln, inklusive val av leverantör, avtalsförhandlingar, orderläggning och betalning. Alla företag har upphandlingsförfaranden och de används för att kontrollera utgiftsaktiviteten, säkerställa att lämpliga godkännanden finns på plats och minska risken för överbetalning. Upphandlings- eller inköpsaktivitet omfattar all utgiftsaktivitet, exklusive löner, och representerar ofta mer än 50 procent av alla utgifter.
Den primära drivkraften för utvecklingen av upphandlingsförfaranden är att kontrollera alla utgifter. De faktiska procedurerna som används kan variera något men kommer att vara liknande. En lämplig godkännandeprocess innebär vanligtvis en separation av uppgifter och involvering av högre chefer för transaktioner som kommer att kosta mer än ett specifikt pris. Ett annat standardförfarande för upphandling är att begränsa åtkomsten till inköpsorderformulären och kräva ett undertecknat tillstånd från en annan chef än den som använder varorna. Denna åtskillnad mellan varumottagaren och godkännandet är utformad för att säkerställa att en ledande personal är medveten om beställningen och kan bekräfta att materialet krävs och kommer att användas för rätt ändamål.
En annan vanlig upphandlingsprocedur är att skapa en kort lista över förhandsgodkända leverantörer för specifika varor. Säljare läggs till i listan genom en anbudsprocess som genomförs på schemalagd basis. Denna process är utformad för att vara transparent och för att ge företaget en möjlighet att få rabatter i pris, för att uppfylla kvalitetsstandarder och för att säkerställa leverans i tid.
Riskerna för ett företag utan ordentliga upphandlingsförfaranden är överutgifter, misslyckande med att uppnå bra värde och inköpsfusk. Många människor som inte har någon redovisnings- eller inköpsutbildning ogillar stegen som ingår i en inköpsförfrågan. Dessa processer är dock utformade för att spara både tid och pengar.
Andra vanliga upphandlingsförfaranden inkluderar att sätta värdetrösklar som utlöser olika upphandlingsaktiviteter. Till exempel kan inköp som kostar mer än ett visst belopp kräva att en inköpsorder godkänns av två ledningsnivåer. En inköpsorder till ett mycket högre pris kan kräva att ett förslag utfärdas.
I vissa fall kan företag behöva försvara sina inköpskontrakt. Om en säljare som deltog i anbudsprocessen anser att de inte har fått en rimlig möjlighet att konkurrera, kan en stämningsansökan väckas. Avtalsrätt är en källa till en hel del juridisk verksamhet och företag med starka upphandlingsförfaranden har de bästa förutsättningarna att försvara sina affärsbeslut.