Även känd som en etisk kod, en etisk policy är ett dokument som definierar det väsentliga i hur människor inom en organisation kommer att interagera med varandra, såväl som hur de kommer att interagera med alla kunder eller klienter de betjänar. En företagsetisk policy tar också ofta upp hur anställda ska interagera med leverantörer och andra som levererar varor och tjänster till företaget. Eftersom omfattningen av situationer som involverar mänsklig interaktion är så bred, kommer en väl utformad policy av denna typ att inkludera allmänna principer samt identifiera de vanligare situationer som sannolikt kommer att inträffa.
Även om den exakta karaktären av en etisk policy kommer att variera från en situation till en annan, finns det några grundläggande element som förekommer i nästan alla etiska regler. Många av dessa har att göra med grunderna för hur anställda kommer att interagera med varandra under arbetstid. Här ska företaget fastställa riktlinjer som bidrar till att varje anställd bemöts med respekt, och kan känna sig trygg på arbetsplatsen. I allt högre grad tar företag specifikt upp frågor som sexuella trakasserier, olämpliga ordspråk och förbrödring på jobbet som en del av den grundläggande arbetsetiken.
Ett annat vanligt inslag i en etikpolicy har att göra med sekretess. Detta kan inkludera att se till att all data som anses vara proprietär inte delas med obehöriga personer, i eller utanför organisationen. Upphovsrättsskyddad information kan inkludera personlig information om innehållet i personalregister, kommande marknadsföringsstrategier eller ekonomisk data av något slag.
Det är inte ovanligt att en etikpolicy tar upp hur anställda på ett korrekt sätt kan interagera med leverantörer och kunder. Många företag tillåter idag inte anställda att ta emot gåvor från kunder eller leverantörer, och vissa går så långt att de inte tillåter anställda att tillåta leverantörer att betala för en måltid. Tanken bakom detta tillvägagångssätt är att se till att det inte finns någon möjlighet till otillbörlig påverkan som skulle försämra den anställdes förmåga att fatta beslut som ligger i företagets bästa.
Många policyer kommer också att ta itu med frågan om eventuella intressekonflikter. Detta kan inkludera att ta ett andra jobb hos en konkurrent eller ha någon typ av ekonomiskt intresse i en organisation som anses vara en affärskonkurrent. Ofta är dessa bestämmelser något specifika och kommer att ge exempel på vilken typ av förbindelser med andra enheter som anses godtagbara och vilka som anses olämpliga.
Övriga bestämmelser kommer att baseras på rådande standarder relaterade till arten av själva organisationen. Det kommer att finnas vissa aspekter som finns i en medicinsk etikpolicy som kan saknas i en politisk etikpolicy, precis som vissa begrepp om personlig etik som återfinns i policyer som utarbetats för ideella enheter inte kommer att finnas i ett företagsetikdokument. Eftersom syftet med policyn är att se till att enheten och de som är anslutna till den följer standarder som är både juridiska och etiska, är noggrann granskning och enstaka revision ofta en bra idé. Detta kommer att tillåta policyn att förbli relevant även när nya situationer uppstår med ökande frekvens, eller det sker en förändring av de lagar som gäller i den jurisdiktion där enheten är etablerad.