Ett budbrev fungerar som en form av kommunikation mellan ett företag och en oberoende entreprenör, säljare eller frilansarbetare. Brevet beskriver de produkter eller tjänster som entreprenören eller frilansaren kan leverera, och vad kostnaden för dessa tjänster eller produkter kommer att vara. Budbrev innehåller också ofta ett specifikt datum eller tidsram för slutförande.
När ett företag vill att en tredje part ska utföra vissa uppgifter eller tillhandahålla specifika produkter, kommer det i allmänhet först att tydligt identifiera de tjänster eller produkter som behövs. Därefter kommer företaget att lägga ut en begäran om förslag. Intresserade entreprenörer eller frilansare kommer sedan att utarbeta ett anbudsbrev som svar på förslagsbegäran.
När man utarbetar budbrev är det viktigt att förstå alla företagets krav. Ett förslag som är skräddarsytt för den specifika förfrågan bidrar vanligtvis till att öka chanserna för ett framgångsrikt bud. Anbudsgivaren bör kunna hantera alla aspekter av uppdraget och, om en deadline inte sattes i förslagsbegäran, bör anbudsgivaren också kunna sätta ett realistiskt leveransdatum.
Marknadsföring är en viktig del av budbrevet, ibland kallat budförslag. Helst bör författaren till budbrevet vara bekant med marknadspriserna för den produkt eller tjänst som efterfrågas. Detta är viktigt inte bara för att avslag är troligt för överprissatta bud, utan också för att ett bud som är för lågt ger en mindre avkastning på investeringen.
En enkel sökning på Internet kommer att producera många budbrevsexempel. Faktum är att vissa webbplatser erbjuder budmallar. Mallarna är generiska, men kan snabbt anpassas för att matcha alla förslagsbegäranden. Dessa webbplatser kan också innehålla professionella skrivprogramvarulösningar som kan hjälpa till i utarbetningsprocessen och all uppföljningskommunikation i samband med anbudsprocessen.
Ett perfekt utarbetat budbrev garanterar naturligtvis inte acceptans. Att ta sig tid att undersöka hur man skriver ett budbrev kan tala för en persons professionalism och arbetsmoral, men i slutändan är pengar ofta den primära faktorn. Att sänka kostnaderna är vanligtvis en mycket mer kraftfull motiverande kraft för ett företag än en budgivares skrivstil. Ett bra budbrev, med ett rimligt leveransdatum och rimlig kostnad, bör dock öka budgivarens chanser att landa projektet.
Om ett förslag avslås skickar det anlitande företaget vanligtvis ett svar tillbaka som anger varför budet avslogs. Kanske kan en annan leverantör göra jobbet för mindre. Kanske skulle den framgångsrika budgivaren kunna leverera tidigare. Hur som helst, ett avslag behöver inte vara slutet på raden. Om budet var tillräckligt attraktivt kan budgivaren vara den första personen i åtanke nästa gång företaget är i behov av en liknande produkt eller tjänst.