Kapacitetsplanering är vilken strategi som helst som används för att identifiera mängden produktion som krävs för att tillfredsställa efterfrågan på de varor och tjänster som produceras av ett företag. Tanken är att balansera inköp av resurser, underhåll av produktionsanläggningar, inhyrning av arbetskraft och den slutliga produktionen så att konsumenterna har en stadig tillgång på de produkter de önskar. Samtidigt strävar kapacitetsplanering också efter att öka vinsten genom att eliminera onödigt slöseri, inklusive överproduktion av någon vara eller tjänst.
Den faktiska processen för kapacitetsplanering kommer att variera något från en bransch till en annan. Även om det finns faktorer som är unika för varje bransch som hjälper till att forma tillvägagångssättet för effektiv planering, finns det några grundläggande element som tenderar att gälla i alla situationer. Många av dessa har att göra med att anpassa mängden produktion utifrån förväntad efterfrågan på produkterna, både nu och under kommande produktionsperioder.
En enkel formel för kapacitetsplanering i tillverkningssituationer innebär att identifiera antalet maskiner som används i produktionsprocessen, tillsammans med det arbete som behövs för att driva dessa maskiner. Den siffran multipliceras sedan med antalet arbetsskift som anläggningen driver kontinuerligt. Om tanken till exempel var att bestämma kapacitetsplaneringen per dag, och anläggningen arbetar dygnet runt med åtta timmars skift, skulle antalet utnyttjade arbetsskift vara tre. Slutligen kommer faktorer som utnyttjandet av råvaror och effektivitetsgraden i produktionsprocessen också att påverka den totala kapacitetsplaneringsprocessen.
Med de flesta försök till kapacitetsplanering kommer olika tillvägagångssätt att användas för att maximera effektiviteten i produktionsprocessen. Ett tillvägagångssätt är känt som ledande strategi. Detta är helt enkelt processen att lägga till kapacitet eftersom det finns indikatorer på att efterfrågan kommer att öka inom en given tidsram. Tanken här är att förbereda sig för den ökade efterfrågan genom att tillverka varor som kan lagras och användas för att möta den högre efterfrågan när det börjar. Om den förväntade ökningen i efterfrågan uteblir, står verksamheten kvar med ett högt lager, vilket i sin tur driver upp dess driftskostnad.
Ett annat tillvägagångssätt för kapacitetsplanering kallas fördröjningsstrategi. Här är tanken att möta den ökade efterfrågan allt eftersom den uppstår, istället för att förbereda sig för den i förväg. Detta kan åstadkommas genom att köra fler maskiner eller utöka tillverkningen från fem dagar i veckan till att även arbeta på lördagar och söndagar. Samtidigt som möjligheten att samla på sig stora lager som inte rör sig minskar, finns risken att förlora kunder till konkurrenterna, om produktionen inte kan möta efterfrågan i tid.
Matchningsstrategin är ett tredje tillvägagångssätt för kapacitetsplanering och ses ibland som en kompromiss mellan lag- och leadstrategierna. Med matchstrategi är tanken att öka kapaciteten stegvis när efterfrågan börjar öka. Om det hanteras mycket försiktigt, tillåter detta tillvägagångssätt att leverantören alltid ligger något före efterfrågan och fullföljer beställningar utan dröjsmål. Samtidigt minimerar det möjligheten att samla ett onödigt stort lager.