Det går inte att förneka det faktum att e-post spelar en viktig roll i affärskommunikation främst på grund av att det är en av de viktigare kanalerna för olika företag att få kontakt med både interna och externa enheter relaterade till verksamheten. E-post används av företag för att kommunicera med sina anställda och andra medlemmar i organisationen. Det används också som ett sätt att kommunicera med kunder, leverantörer och andra personer som är väsentliga för verksamheten.
En inkludering i rollen som e-post i affärskommunikation är att den kan användas för grundläggande kommunikation inom verksamheten. Ledningen kan informera anställda om alla typer av företagsrelaterad information som de vill förmedla. Om det till exempel ska hållas ett företagsmöte i veckan kommer företaget att skicka e-postmeddelanden till berörda anställda och informera dem om tid, plats och syfte med mötet. Tidigare skulle sådan information förmedlas genom brev, bulletiner och andra mindre populära kommunikationsmedel, men e-postmeddelandet har ersatt dessa kanaler som den föredragna metoden för kommunikation. En av fördelarna med denna metod inkluderar det faktum att den är omedelbar, vilket gör det enkelt att nå det största antalet anställda på kortast tid, och även det faktum att det är billigt och minskar papperstrassel.
En annan roll för e-post i affärskommunikation är dess användning som ett medel för marknadsföring och marknadsföring av tjänster och produkter av företaget. De flesta företag skickar riktade e-postmeddelanden till sina kunder angående alla nya produkter, ändringar av befintliga produkter och andra typer av marknadsföringsaktiviteter de arbetar med. Effekten av denna roll som e-post i affärskommunikation är också centrerad på dess värde som ett billigt sätt att nå det största antalet kunder och konsumenter på det snabbaste sättet.
Att dela filer och andra former av data är en roll för e-post i affärskommunikation som också är viktig. Företag kan skicka enorma mängder information via e-post på ett sätt som kanske inte är så lätt med vanlig post. Ett företag kan till exempel skicka bilder och annan data till kunder som ringer för att fråga om företagets tjänster. Förutsatt att en kund ringer ett försäkringsbolag och frågar om dess produkter, kan agenten på telefonen be om kundens e-post för att skicka informationspaket som kunden kan komma åt omedelbart. Att skicka ett sådant paket via vanlig post kan ta flera dagar inom vilken tid den potentiella kunden kan ändra sig eller leta efter ett annat företag.