Chefsassistentjobb är välbetalda, kontorsjobb som krävde ett brett utbud av tekniska, affärsmässiga och kommunikationsmässiga färdigheter. Dessa färdigheter erhålls genom en kombination av utbildning och arbetslivserfarenhet. En exekutiv assistents roll är att ge administrativt stöd till någon i en högre lednings- eller verkställande roll.
De tekniska färdigheter som krävs för chefsassistentpositioner fokuserar på användning av datorprogramvara. Kandidaten måste ha en expertnivå certifiering inom kontorsproduktivitetsprogramvara, ordbehandling, kalkylblad och presentationsprogram. De måste vara villiga och kunna snabbt lära sig ny teknik och kunna stödja all mjukvara eller hårdvara som krävs av chefen. Detta inkluderar mobiltelefoner, enheter för hantering av personlig information, såsom en Blackberry eller annan ny teknik.
Denna typ av kompetens erhålls genom utbildningar och seminarier som görs tillgängliga när ny programvara tas i bruk av företaget. Onlineseminarier och uppgraderingssessioner är ett bra sätt att hålla färdigheter fräscha. Chefsassistentjobb utökas ofta med tiden för att ge en högre nivå av stödtjänster. Genom att utöka din kompetens kan du bli oumbärlig för din arbetsgivare.
Affärskunskaper som används i chefsassistentjobb inkluderar förhandling, grundläggande redovisning, skapande av finansiella rapporter och bearbetning av redovisningstransaktioner. De måste också förstå organisationsstruktur och ledning, marknadsföring och affärsstrategi. För att erhålla dessa färdigheter krävde kandidaterna framgångsrikt slutförande av två år efter gymnasieutbildning och en associerad examen i företag, administration eller relaterat område. Dessa färdigheter krävs alla för att på ett korrekt sätt stödja en högre ledning i ett stort företag.
Kommunikationsförmåga är den viktigaste färdigheten som krävs när man ansöker om chefsassistenttjänster. En verkställande assistent är ofta en primär kommunikatör av chefernas budskap, riktning och prioriteringar till andra anställda. Diskretion och en tydlig förståelse för roller och affärsprotokoll är nödvändiga för att lyckas som chefsassistent.
Kommunikationsutbildning är tillgänglig från ett brett utbud av eftergymnasiala utbildningsinstitutioner. Dessutom är kvällskurser, seminarier och självhjälpsböcker utformade för att förbättra dessa viktiga färdigheter. Förmågan att skriva och tala på lämpliga nivåer är avgörande för framgång i chefsassistentjobb.
Förmågan att släta över svåra situationer och ge insikt i andra människors motivation är en värdefull färdighet för en chefsassistent. Många chefer förlitar sig på sina assistenter för att hålla dem uppdaterade om skvallret på institutionen, såväl som bekymmer från lägre nivåpersonal. Förmågan att framgångsrikt balansera motstridiga prioriteringar är en av de viktigaste färdigheterna hos en verkställande assistent.