När ett företag köper varor eller tjänster sker det oftast via en inköpsorder. Eftersom en köporder är ett juridiskt avtal mellan en köpare och en säljare är det viktigt att villkoren för beställningen är tydliga och exakta för att förhindra eventuella meningsskiljaktigheter mellan de två parterna. Vanliga inköpsordervillkor inkluderar kostnad, beskrivning av material, förväntat datum och fraktförpliktelser.
Ett av de viktigaste av inköpsordervillkoren är kostnaden för varan, som visar hur mycket köparen är villig att betala för varorna eller tjänsterna. Om mottagaren av inköpsordern inte kan eller vill matcha kostnaden på inköpsordern måste han eller hon ange det för köparen. Om säljaren går vidare med beställningen är han eller hon skyldig att sälja produkten till köparen till det pris som anges på inköpsordern.
En bra inköpsorder har en beskrivning av material som inte lämnar något tvivel. Utfärdaren av en inköpsorder bör vara så specifik som möjligt för att undvika förvirring senare. Förväntade varor eller tjänster måste beskrivas så detaljerat som möjligt i inköpsorderns brödtext.
Handläggningstid är ett annat av inköpsordervillkoren. Stora tillverkare, eller till och med små tillverkare med just-in-time lager, kräver ofta långa ledtider för att kunna behandla en order. Om en säljare inte kan hålla en angiven tidsfrist måste han eller hon ange det för köparen och inte acceptera beställningen om inte tidsfristen är förhandlingsbar.
Freight On Board (FOB) är ett populärt villkor för inköpsorder. Detta anger vem som tar ansvar för kostnaden för frakten och från vilken plats. Om en köpare i New York City köper en lastbil med mattor från San Francisco, kan villkoren vara ”FOB New York City”, vilket innebär att säljaren måste betala för frakten för att komma till New York City. Om villkoren är ”FOB San Francisco” betyder det att köparen är ansvarig för transportkostnaderna. Fraktvillkor är särskilt knepiga när man har att göra med internationell frakt, och köparen och säljaren måste både ha klart för sig vem som betalar tullar och skatter samt för själva frakten.
Standardbetalningsvillkor i USA är ”Net 30”, vilket innebär att en faktura måste betalas inom 30 dagar. Andra standardvillkor är ”Netto 15”, ”Netto 60”, ”Netto 90” eller ”Förfaller vid mottagandet.” Om en inköpsorder betalas med kreditkort behöver man vanligtvis inte ange betalningsvillkor, men det bör finnas ett förtydligande om när kreditkortet behandlas för beställningen.
Inköpsordervillkoren är förhandlingsbara för det mesta. Med lite ge och ta på delarna av både köparen och säljaren kan villkoren för en order ändras för att blidka båda parter. Vissa inköpsordervillkor är icke förhandlingsbara, och köparen eller säljaren bör ange det i början av förhandlingen.