Negativt kassaflöde uppstår i ett företag när utflödet av kontantbetalningar överstiger inflödet av kontanter från försäljning. De vanligaste orsakerna till detta problem är höga driftskostnader, låg försäljningsvolym, felaktig kostnadsredovisning, dåliga investeringar i tillgångar och oattraktiva finansieringsalternativ med långivare. Många företag kan implementera några procedurer för att förbättra kassaflödet. Att tillåta negativt kassaflöde att öka till ohållbara nivåer kommer att resultera i att företaget kommer närmare konkurs. I vissa fall kan företaget vara oförmöget att korrigera kassaflödesproblem, vilket gör att konkurs är det enda alternativet.
Kassaflödesanalysen är det vanligaste verktyget för företag att använda för att avgöra varför de har ett negativt kassaflödesproblem. Detta uttalande är nödvändigt för alla företag som använder ett periodiserat redovisningssystem. De flesta företag använder periodiseringssystemet, eftersom nationella redovisningsstandarder har strikta krav på periodiseringssystemet. Kassaflödesanalysen har tre avsnitt: drift, investeringar och finansiering. Varje avsnitt listar de särskilda rörelser av kontanter som ett företag kommer att uppleva under sin operativa livstid. Att granska detta uttalande kan hjälpa ägare och chefer att upptäcka problem relaterade till företagets negativa kassaflöde.
Höga driftskostnader är en anledning till att ett företag kan ha negativt kassaflöde. Rörelsekostnader redovisas i rörelsedelen i kassaflödesanalysen. Företag som betalar för mycket för arbete, råvaror, verktyg, underhåll av anläggningar och andra föremål som behövs för att driva den dagliga verksamheten har en större potential för negativt kassaflöde.
Låg försäljningsvolym leder också till negativt kassaflöde. Om ett företag inte kan sälja tillräckligt med varor på den öppna marknaden kommer företaget säkerligen att uppleva låga kassaflöden. Dålig kostnadsredovisning kan vara orsaken till låg försäljning och höga driftskostnader. Företag som inte kan redovisa och fördela kostnader på produkter på ett effektivt sätt kommer inte att förstå hur man prissätter produkter.
I investeringsavsnittet i kassaflödesanalysen kan investeringar i anläggningstillgångar uppvisa problem med kassaflöden. Att köpa för många anläggningstillgångar som inte tillför värde till företaget kommer att resultera i omedelbara kassaflöden utan potential för framtida kassainflöden. Detta kan vara både en omedelbar negativ kassaflödessituation och ett långsiktigt kassaflödesproblem.
Investeringsdelen har nära anknytning till finansieringsdelen av kassaflödesanalysen. Företag kommer ofta att behöva extern finansiering för att hjälpa till att betala för anläggningstillgångar. Att ägna sig åt lån som har höga räntor, ballongbetalningar eller andra ogynnsamma villkor kommer att resultera i höga kontanta betalningar för lån som företaget måste betala innan driftskostnader.