Administrativa assistenter hjälper oftast chefer, direktörer, vice vd och personal på c-nivå med uppgifter som schemaläggning, kommunikation, dokumentproduktion, resor och kontorsuppgifter. De kan också hjälpa en hel avdelning med den här typen av uppgifter. Under en intervju kommer anställningschefen vanligtvis att ställa frågor kring kandidatens hårda färdigheter, mjuka färdigheter, tidigare erfarenhet och personliga arbetssätt.
Vanliga administrativa assistenters hårda färdigheter inkluderar ordbehandlings- och kalkylprogram, lätta redovisningsfärdigheter och vissa skrivfärdigheter. Vissa befattningar kan kräva ytterligare specifika färdigheter. Till exempel kan den administrativa assistenten till en utbildningsdekan behöva känna till reglerna för akademisk publicering, och assistenten till verkställande direktören på ett sjukhus kan behöva vara bekant med grundläggande medicinsk terminologi. Intervjufrågor för administrativ assistent kommer ofta att utformas för att avslöja intervjupersonens skicklighet inom dessa områden. Kandidaten kan också få frågan om vilka typer av datorprogram hon har arbetat med eller kan få frågan om hur många års erfarenhet hon har inom ett visst kompetensområde.
Anställande chefer kommer också att ställa intervjufrågor för administrativ assistent som utforskar kandidatens mjuka färdigheter. Detta inkluderar områden som organisation och interpersonell kommunikation. Till exempel kan en avdelningsadministrativ assistent behöva hantera scheman för flera personer med olika funktioner och olika arbetssätt. I det här fallet kan den anställande chefen fråga om kandidatens förmåga att få fram nödvändig information från både över- och underkommunikatörer med ett minimum av friktion på arbetsplatsen.
Många administrativa assistentintervjufrågor handlar om erfarenhet eftersom det förflutna ger bevis på en kandidats förmågor. Dessa frågor kan röra antingen hårda eller mjuka färdigheter. Till exempel kommer en högt uppsatt forsknings- och utvecklingsansvarig att behöva en administrativ assistent som kan litas på med känslig eller konfidentiell information, så han kan be kandidaten att detaljera tidigare erfarenheter med liknande information. En administrativ assistent för en nybildad position eller avdelning kan behöva skapa ett fungerande arkiveringssystem från grunden, så anställningschefen kan be kandidaten att berätta om en tid då hon utförde en liknande uppgift.
Chefer och deras administrativa assistenter arbetar ofta mycket nära tillsammans för att uppnå ett gemensamt mål, så det är ofta viktigt att deras arbetssätt är komplementära. En chef som vet att han är dåligt organiserad kommer ofta att söka en administrativ assistent som är extremt organiserad och orädd för att hålla honom på jobbet. En chef som tenderar att vara temperamentsfull eller har mindre än perfekta kommunikationsförmåga kommer ofta att välja en administrativ assistent som både är opåverkad av sin humör och kan ”släta ut fjädrarna” hos de människor han kan antagonisera. En chef som reser mycket kommer att behöva en assistent som kan fungera effektivt med väldigt lite direkt handledning.
Kandidater bör förvänta sig att svara på intervjufrågor med administrativ assistent som också tar upp personliga motiv och arbetsstilspreferenser. Detta är så viktigt att det ofta blir den avgörande faktorn mellan lika kvalificerade kandidater. En kandidat med en gratis arbetsstil kan till och med väljas framför en med mer erfarenhet eller utbildning.