Processen för balansräkningsavstämning omfattar fyra steg. Stegen inkluderar: balansera kontot enligt banken, balansera kontot enligt böckerna, jämföra banksaldot och bokfört saldo och skapa journalposter för att göra nödvändiga justeringar. Dessa steg utförs normalt av konton och/eller affärsmän.
Balansavstämning är nödvändig för att säkerställa att kontoutdrag och faktiska kontanter stämmer överens med de pengar som har spenderats, betalats ut eller på annat sätt överförts av företaget under en viss tidsperiod, vanligtvis en månad. På ytan är det en komplex process, men när man väl har förstått mekanismerna är det enkelt att stämma av en balansräkning. Faktum är att processen liknar det sätt på vilket en individ balanserar sitt checkhäfte i slutet av varje månad.
Det första steget till balansräkningsavstämning är balanseringen av kontot enligt banken. Det innebär att den som utför avstämningen ska skaffa en kopia av kontoutdraget för den aktuella månaden. Han måste sedan försäkra sig om att alla insättningar och debiteringar som görs via banken motsvarar vad kontoutdraget anger vid stängning den dag då kontoutdraget skrevs ut.
En del av detta första steg innebär att jämföra eventuella checkar som har dragits och lösts in med de belopp som banken löste in. Den som stämmer av uppgifterna bör även redogöra för eventuella checkar som ännu inte har lösts in eller som på annat sätt har uteblivit i balansräkningen. När han har gjort detta kan det andra steget i processen för balansräkningsavstämning börja.
Det andra steget i balansräkningsprocessen är att balansera kontot enligt böckerna. Här kommer individen att ta checkarna som skrevs och insättningar som gjordes enligt de finansiella dokumenten som finns i arkivet och försöka stämma av dem för att se till att det slutliga beloppet som registrerats enligt företagets finansiella dokument motsvarar vad det borde. För att avgöra om detta nummer stämmer, kommer det registrerade numret att jämföras med det slutliga beloppet som var registrerat i början av månaden efter tillägg av eventuella insättningar och subtraktion av eventuella debeteringar eller checkar som drogs från kontot genom slutet av månaden.
När bankens slutbelopp och företagets slutbelopp har beräknats, är det tredje steget att jämföra de två för att se till att saldona är desamma. Detta innebär att säkerställa att bankens och företagets bokföring både är korrekta och visar samma mängd insättningar, uttag och annan aktivitet. Slutligen, i det fjärde steget, kan den som stämmer av kontot göra valfria poster i journalen angående varför det fanns skillnader eller vad som annars upptäcktes som avvikelser för den tidsperioden.