Medan de två termerna ibland används omväxlande, är webb- och videokonferenser faktiskt två olika kommunikationsprodukter. Även om båda produkterna kan använda video på något sätt, har var och en vissa applikationer som gör dem idealiska för specifika situationer. Tekniken som används för webb- och videokonferenser är också något annorlunda, något som bör beaktas när man väljer att genomföra ett möte som kan innebära användning av endera produkten.
Videokonferenser är ett verktyg som är utformat för att ge exakt vad namnet antyder. Vanligtvis kommer denna typ av konferens att ge möjlighet för deltagare som samlats på två eller flera platser att se och höra varandra under ett möte. Denna typ av realtidsinsamling underlättas normalt med användning av en videokonferensbrygga som kan stödja både en ljudsignal och en livevideoström. Beroende på graden av sofistikering av den inblandade videoutrustningen kan både moderatorn för mötet och deltagarna kanske dela upp visningsskärmen för att se alla parter samtidigt.
En viktig skillnad mellan webb- och videokonferenser är den utrustning som behövs för att genomföra ett möte. Medan vissa företag har sin egen videokonferensutrustning, kan detta vara ett ganska dyrt tillvägagångssätt. Många företag kommer att använda konferensrum som är tillgängliga lokalt, och genomför vanligtvis vad som kallas en platscertifiering någon gång före livemötet. Detta är helt enkelt ett test där leverantören av videokonferensen ansluter till vart och ett av konferensrummen för att säkerställa att utrustningen är kompatibel med konferensbryggan som används för att orkestrera mötet, både när det gäller kvaliteten på den visuella överföringen och ljudets klarhet. Detta kan vara viktigt i ett antal scenarier, som att ta en formell deposition eller genomföra ett möte där förmågan att se ansikten är lika viktig som de ord som sägs.
Webbkonferenser är ett onlineverktyg som gör det möjligt att dela data såväl som ljudöverföringar som en del av ett möte. Den informationen kan vara i form av någon form av video, men kan också inkludera delning av dokument, kalkylblad och presentationer. Dessutom innehåller webbkonferenser ofta ett bredare utbud av verktyg som en moderator kan använda för att styra ett möte. Till skillnad från videokonferenser finns det vanligtvis inte behov av specialutrustning; en webbkonferens kan delta med nästan vilken dator som helst med en Internetanslutning och en tillräcklig mängd resurser för att stödja dataöverföringen. Webbkonferenser kan innefatta ljudströmning över webben eller använda en oberoende anslutning via en telefonlinje.
Både webb- och videokonferenser är livskraftiga affärsverktyg som är idealiska för vissa applikationer. När den visuella delen är aktiv, till exempel för att hjälpa tekniker att hjälpa en kund att reparera en maskin från en avlägsen plats, är livevideokonferensen viktig. Samtidigt kommer en webbkonferens att fungera bra när man visar en presentation eller låter flera personer på avlägsna platser samarbeta i ett dokument samtidigt. Vanligtvis finns det också en kostnadsskillnad mellan webb- och videokonferenser, där webbkonferensalternativet är det mer prisvärda alternativet. Detta förändras snabbt eftersom kostnaden för videokonferenser och den nödvändiga utrustningen fortsätter att minska eftersom nyare teknik gör det här alternativet möjligt för ännu mindre företag.