Företag tjänar på att skapa en budget som hjälper till att styra hur inkomster används. Att skapa det ideala budgetarrangemanget kommer att innebära att man överväger både en fast och flexibel budgetstrategi, och i slutändan väljer man det tillvägagångssätt som ger störst nytta. Även om de två budgettyperna delar ett antal egenskaper, finns det en viktig skillnad mellan dem som måste förstås väl innan du gör det slutgiltiga valet.
Som namnen på de två strategierna antyder är den enskilt viktigaste skillnaden mellan en fast och flexibel budget att den förra inte ger något utrymme för att göra ändringar i budgetposter när och när olika händelser eller omständigheter förändras. Däremot ger en flexibel budget visst utrymme för förskjutningar i allokering till olika rader, vilket gör det möjligt att överföra medel från en post till en annan om behov skulle uppstå. Beroende på vilken typ av affärsverksamhet det handlar om gör detta den flexibla budgetmetoden mer praktisk.
Ett av de enklaste sätten att förstå denna nyckelskillnad mellan en fast och flexibel budget är att överväga en företagsägare som förbereder en driftsbudget för en kommande räkenskapsperiod, till exempel nästa kalender eller räkenskapsår. Budgetposter kommer att inkludera allokering av medel för råvaror, verktyg, arbetskostnader och andra utgifter som kan eller inte kan förändras någon gång under året. Om företaget för närvarande har leverantörsavtal på plats som garanterar prissättning för råvaror och verktyg samt kontrakt som förhindrar förändringar i arbetskostnader för den perioden, kan en stel budget som inte tillåter några justeringar fungera ganska bra. Eftersom de flesta företag inte kan garantera åtminstone vissa förändringar i driftskostnaderna, är det viktigt att tillåta åtminstone viss flexibilitet.
Eftersom förmågan att anpassa sig är viktig för att välja mellan en fast och flexibel finansiell strategi, är det viktigt för processen att prognostisera möjliga förändringar i genererade intäkter, skatter, energikostnader och arbetskraft. Det är fortfarande möjligt att gå med en fast budget även om man förväntar sig vissa förändringar, förutsatt att inkomstnivån och verksamhetens reserver är tillräckliga för att använda vad som kallas utfyllnad för var och en av raderna. Utfyllnad är helt enkelt att välja att öka den förväntade allokeringen för raderna med en viss procent, vilket i praktiken skapar en finansiell kudde som kan användas om det behövs. Eftersom det inte finns något som tvingar företagsägare att spendera alla medel som allokerats till varje rad, är det möjligt att använda en fast budgetmetod och uppnå en balanserad budget för året.
Eftersom inte alla företag har överskott att ägna åt varje rad, kan valet mellan en fast och flexibel budget innebära att strukturera en budget som gör det lättare att överföra medel från en rad till nästa, när och när vissa händelser inträffar. Till exempel skulle den flexibla budgeten göra det enkelt att flytta medel som avsatts för råvaror om lägre priser för dessa material förhandlas fram, och använda den skillnaden för att täcka ökade arbetskostnader. Den totala budgeten förblir balanserad, eftersom det handlar om samma summa pengar.
När man överväger fördelarna med både den fasta och flexibla budgeten, finns det inget rätt val som passar alla situationer. Budgetplanerare måste realistiskt överväga omständigheterna kring verksamheten och planera budgeten därefter. Att göra det kommer att ge bästa möjliga arbetsplattform för att hantera företagets ekonomi och förbättra chanserna att alla resurser används på bästa sätt.