Att förebygga våld på arbetsplatsen innebär vanligtvis flera olika steg, som ofta finns i en skriftlig policy. För det första, att undvika farliga situationer beror till stor del på att kunna utbilda arbetskraften att känna igen riskfaktorer och varningssignaler för potentiellt våld. Efter utbildning inkluderar de återstående delarna av en sådan policy vanligtvis förebyggande, insatser och uppföljning. Varje arbetsplats kommer att ha ett unikt system för att hantera det, men många organisationer och företag följer liknande ramar för att ta itu med våld på arbetsplatsen.
Utbildning anses ofta vara det första steget för att förebygga våld på arbetsplatsen. Tekniker kan sträcka sig från informella samtal mellan medarbetare till formella utbildningsprogram. Chefer och arbetsledare utbildar ofta sig själva och sina anställda om innebörden av våld på arbetsplatsen, såväl som potentialen för det på deras specifika platser. Om det finns ett räddningsteam kräver det vanligtvis också specialutbildning. Våld på arbetsplatsen kan ha många definitioner. Det kan vara en våldsam handling, eller ett hot om fysisk skada, trakasserier, hot eller annat hotfullt beteende. Det kan också innehålla muntliga eller skriftliga hot, och på vissa ställen anses störande handlingar, som att förbanna och sprida rykten, som våld på arbetsplatsen.
Människor som arbetar inom vissa områden eller platser tenderar att möta en högre risk att utsättas för våld på arbetsplatsen. Några exempel är personer som arbetar nära allmänheten, till exempel vårdpersonal eller socialtjänstanställda. Dessutom kan individer som hanterar pengar ofta också möta våldsamma situationer. Ändå kan våld på arbetsplatsen förekomma var som helst, och det är ofta svårt att förutse om en utomstående eller till och med en medarbetare kommer att ägna sig åt våldsamt beteende på sin arbetsplats.
Nästa steg går i allmänhet bortom allmän utbildning och fokuserar på förebyggande. Många arbetsplatspolicyer beskriver förebyggande av våld som att öka medvetenheten och tillhandahålla specifik utbildning för att bedöma hot och identifiera potentiellt våldsamma situationer. Två användbara verktyg för att förebygga våld på arbetsplatsen är en skriftlig policy som uttryckligen anger vilka typer av beteende som är oacceptabla, samt screening före anställning av jobbkandidater. Beroende på en viss organisations riskfaktorer för våld kan den också ha en nödplan på plats. Många företag har också program – såsom alternativ tvistlösning (ADR) eller ett anställdassistansprogram – tillgängliga, och dessa kan hjälpa till att avskräcka från våld på arbetsplatsen.
Om våld på arbetsplatsen inte kan förebyggas och en incident inträffar, är reaktionen vanligtvis nästa steg. Vissa arbetsgivare har räddningsteam som är särskilt utbildade för att hantera våldsamma situationer. Denna grupp kan till exempel avgöra om en evakuering är nödvändig eller på annat sätt vidta de åtgärder som anges i organisationens plan.
Uppföljning är vanligtvis det sista steget för att förebygga våld på arbetsplatsen. Arbetsledare utvärderar i allmänhet om situationen hanterades på rätt sätt. Sedan kan de skapa officiella rapporter och ändra arbetsplatsens policyer och procedurer, om det behövs. Om en traumatisk händelse inträffar kan chefer antingen arbeta direkt med sina anställda eller ta in extern hjälp för att debriefa och ge personalen råd. Många personalexperter är överens om att en skriftlig plan för förebyggande av våld på arbetsplatsen klargör roller och skyldigheter när en incident inträffar. Detta kan leda till att anställda känner sig säkrare och mer trygga på arbetsplatsen.