Arbetsflöde syftar på i vilken ordning arbetet utförs och om det hanteras arbetsflöde framgångsrikt kan man öka lönsamheten. Den tid som sparas kan resultera i minskade driftskostnader och ökade intäkter. Effektiva strategier som hjälper till att hantera arbetsflödet inkluderar logisk planering, tidshantering och personalansvar.
Välj endast logiska steg som ska utföras i arbetsflödessystemet. Ett steg kallas en aktivitet på språket för arbetsflödeshantering. En person eller en maskin slutför varje aktivitet för att hantera arbetsflödet. Arbetsledaren eller chefen måste kommunicera aktiviteterna i arbetsflödet exakt så att alla förstår exakt vad de ska göra och hur de förväntas hantera arbetsflödet. Arbetsordern och aktiviteterna bör skrivas som ett enkelt diagram för extra tydlighet.
Tidshantering är en viktig strategi för att hjälpa till att hantera arbetsflödet. Till exempel, planerad tid för att kolla e-post eller ringa telefonsamtal möjliggör färre avbrott i arbetsflödet än att stanna med några minuters mellanrum för att göra så små, men ofta tidskrävande uppgifter. Organisationsstrategi är också ett bra sätt att hantera arbetsflödet genom att utföra aktiviteter inom arbetsflödessystemet utan att slösa tid på att leta efter material som behövs för att slutföra projekt. Dessutom bör endast ett projekt åt gången uppta skrivbordsutrymmet. Andra projekt kan märkas och förvaras borta från huvuddisken – kanske i en in/ut-korg märkt med deadlinedatum.
Ansvarsskyldighet, som en del av arbetsflödessystemet, hjälper till att hantera arbetsflödet eftersom det etablerar en arbetsstandard. De som utför aktiviteterna måste ta ansvar för hur de hanterar arbetsflödet för att kunna genomföra alla de aktiviteter som behövs för att utföra sitt jobb. Men om en anställd förväntas hantera arbetsflödet till en viss standard, bör han eller hon vara delaktig i att sätta upp mål relaterade till hans eller hennes arbetsflödesprestation. Arbetsledaren eller chefen bör också hjälpa till att utveckla och övervaka medarbetarens framsteg.