Mycket få moderna organisationer av någon storlek kan förvänta sig att vara konsekvent framgångsrika utan noggrann uppmärksamhet på planering, särskilt inom området mänskliga resurser (HR). Ett företag kan använda HR-planering för att hjälpa till att rekrytera och utbilda sin arbetsstyrka och utveckla retentionsstrategier för att skydda den personalstyrkan från intrång från konkurrenter. HR-planering kan också utveckla omfattande successionsstrategier, för att säkerställa mot vakanser – förväntade eller inte – i nyckelpositioner.
Den traditionella uppfattningen av ett företags HR-funktion är att det hanterar rekryteringsprocessen och hanterar de administrativa detaljerna i samband med att anställa arbetare, som att förbereda lönelistan, se att löneskatter och försäkringspremier betalas i tid, och så vidare. Alla dessa funktioner utförs bäst i en miljö där planering är en grundläggande aspekt av organisationens liv. Även sådana enkla saker som att omorganisera arbetsflödet för att tillgodose semester, till exempel, uppnås bäst genom ordentlig planering. En av de främsta fördelarna med HR-planering är alltså upprättandet av en rutin för att utföra alla identifierade uppgifter och beredskapsplaner för att hantera förväntade och oväntade störningar.
Smidig hantering av en organisations personalstyrka är en annan av fördelarna med HR-planering. När ökningar av produktionsnivåer planeras i tillverkningsmiljöer, till exempel, kommer inkluderingen av HR-funktionen i dessa planeringssessioner att säkerställa att det finns ett tillräckligt utbud av arbetskraft. Om omständigheterna skulle kräva en minskning av personalstyrkan, kan en korrekt planering av nedskärningarna begränsa den negativa inverkan på moralen hos kvarvarande arbetare och produktionen efter nedskärningarna.
Personalledning är dock inte begränsad till rekrytering och neddragning. Det finns många olika områden där en arbetsstyrka måste utbildas, från grundläggande hälso- och säkerhetskoncept till detaljerna i de jobb de tilldelas. Många arbetare måste vara certifierade för att utföra sina jobb, och certifieringen måste hållas uppdaterad med fortbildning. Dessutom tar många organisationer också initiativ till att utbilda sina ledningsgrupper i frågor av aktuellt intresse, som att undvika illegala trakasserier på arbetsplatsen. Att hålla utbildningen av arbetare och ledning aktuell är en annan av fördelarna med HR-planering.
Många organisationer förlitar sig på ledarskap av mycket erfarna chefer och chefer inom ett antal kritiska områden, men de har inte någon plan på plats för dessa ledares avgång. Det är ett faktum att ingen är oersättlig; vissa är dock svårare att ersätta. Successionsplanering är att ha en strategi redo att implementeras om någon nyckelledare behöver bytas ut. Detta är inte begränsat till att bara söka efter en lämplig ersättare, utan inkluderar att identifiera varje nyckelledares ansvar och se till att de fullgörs medan ersättaren söks. Att hålla organisationen igång ordentligt när en nyckelledare lämnar är alltså en annan av fördelarna med HR-planering.