Det finns fem stora fördelar med DBMS eller databashanteringssystem: datastruktur, behörighetskontroll, bearbetningshastighet, modulär utveckling och oberoende säkerhetskopieringsfunktionalitet. Ett DBMS är ett datorprogram som hanterar organisationen och tillgång till data i en databas.
Ett DBMS tillåter att stora mängder data lagras på ett så effektivt sätt som möjligt. Uppgifterna lagras i listor med oberoende information. Ytterligare datamängder kan läggas till när som helst. Relationer mellan datamängderna definieras i DBMS och kan ändras utan att data påverkas.
Till exempel har en enkel databas tre tabeller: bilnamn, motorstorlekar och sittkapacitet. Rapporter eller frågor kan skapas för att komma åt dessa tabeller och länka ihop dem på ett logiskt sätt. Sex månader senare kan ytterligare en tabell läggas till med säkerhetsklassificeringarna. Dessa tabeller kan uppdateras oberoende, utan inverkan på några redan skapade rapporter. Databashanteringssystemet kan programmeras för att köra olika frågor eller rapporter för att hämta specifik data.
Det är mycket vanligt att ha olika åtkomstnivåer inbyggda i ett databassystem, och ett DBMS gör detta väldigt enkelt att hantera. Åtkomst kan definieras på datatabellnivå. Om användaren inte har tillgång till en specifik tabell kan de inte köra någon fråga som använder data från den tabellen. Kontroll på denna nivå är lätt att underhålla och att föredra framför att ställa in åtkomsten på individuell rapporteringsnivå.
Bearbetningshastigheten och lyhördheten hos ett datorsystem är mycket bättre med ett DBMS än med ett linjärt datorprogram. Vanliga funktioner som räkning, summa och beräkna programmeras på DBMS-nivå. I ett DBMS ställs programmen för att uppdatera, rapportera och lagra informationen på systemnivå.
Varje sektion av systemet kan återanvända kod från en annan sektion eller modul. Till exempel kan lagerdata lagras och underhållas i en modul som är helt skild från försäljningsdata. Däremot kan frågor skrivas för att kombinera information från dessa två moduler utan att behöva ändra databasstrukturen. Detta förutsätter att båda modulerna är i samma databashanteringssystem.
DBMS tillhandahåller en separat arkitektur för data och programmeringslogik. Denna separation gör att databashanteraren kan säkerhetskopiera bara data till en hårddisk och programmeringen till en annan. Skulle hårdvaran misslyckas för något av systemen, är det möjligt att omdirigera programservern för att använda data från säkerhetskopian och vice versa.