Förslag är affärsdokument som normalt används för ett av två syften. Ofta utarbetas ett förslag som svar på en fråga från en potentiell kund. Vid andra tillfällen utarbetas dokumentet för att pitcha en affärsidé för någon som har möjlighet att erbjuda finansiering eller annat stöd. I båda fallen finns det en kärnuppsättning förslagsriktlinjer som alltid ökar chanserna att få ett positivt svar på dokumentet.
När en potentiell kund har utfärdat en formell Request for Proposal eller RFP, är mycket av arbetet redan gjort i förväg. RFP:n talar om för dig vilken data som måste inkluderas i förslaget innan det kommer att behandlas. I många fall kommer RFP också att diktera hur dessa data presenteras och ordnas. Genom att använda texten och termerna i anbudsförfrågan blir det mycket lättare att utforma en förslagsmall som kommer att imponera på mottagaren och öka dina chanser att tjäna pengar.
Riktlinjer för förslag kräver också att du håller texten i ditt förslag tydlig och precis. Du vill få fram de viktigaste förslagsidéerna på ett så direkt sätt som möjligt. Detta kommer att minimera risken för att någon som läser det färdiga förslagsformatet tappar intresset halvvägs och går vidare till förslaget från din tävling. Undvik att använda slang eller tekniska termer om inte förslagsriktlinjerna i anbudsförfrågan specifikt tillåter ordspråk av denna typ.
Tillsammans med tydlighet är korrekt stavning och skiljetecken extremt viktiga för att förslaget ska lyckas. Alldeles för ofta kasseras ett annars lysande förslag, helt enkelt för att felen i texten gör det svårt att läsa. Riktlinjer för förslag kräver att dokumentet kontrolleras noggrant för alla typer av stavnings- eller interpunktionsfel innan förslaget någonsin lämnas in.
När anbudsförfrågan inte specificerar element som användningen av visuella element eller inkluderingen av en titelsida, kräver allmänna förslagsriktlinjer att dessa typer av extramaterial läggs till i det färdiga dokumentet. ClipArt, logotyper, tabeller och andra bilder hjälper till att bryta upp textens skarpa utseende, vilket ger en uppfriskande för ögat när dokumentet läses. Använd dock visuella element med omtanke. Att sätta in dem utan uppenbar anledning kommer faktiskt att skada effektiviteten av ditt förslag, eftersom andra kommer att undra vad du försöker gömma bakom allt det överdrivna fönsterputsandet.
Att följa grundläggande förslagsriktlinjer kommer att avsevärt förbättra potentialen för ditt färdiga dokument för att uppnå det avsedda målet. Om du inte får en formell begäran om förslag och inte har någon aning om var du ska börja, använd exempelförslag för att få några allmänna idéer om hur du ska gå vidare. Med lite övning kommer du snart att kunna förbereda ett förslag som är korrekt, läsbart, välorganiserat och med stor sannolikhet hjälper dig att vinna den verksamhet eller det stöd du söker.