Vanliga typer av samarbetsverktyg inkluderar elektroniska konferensverktyg och verktyg som hjälper projektdeltagare att lättare skapa och dela information relaterad till projektet. Elektroniska konferensverktyg kan inkludera videokonferensverktyg, ljudkonferensverktyg och verktyg för textkonferenser. Dessa verktyg kan användas för onlinekonferenser via Internet, eller så kan de användas över en telefonlinje eller ett lokalt nätverk. Andra typer av samarbetsverktyg kan vara enkla verktyg som den genomsnittliga användaren möter varje dag.
Samarbetsverktyg kan vara hårdvaruenheter eller mjukvaruprogram som hjälper användare att kommunicera för att uppnå ett gemensamt syfte. Dessa typer av verktyg kan hjälpa till att effektivisera verksamheten i ett projekt med deltagare som befinner sig på olika fysiska platser. Samarbetsverktyg används för att skapa och dela information och organisera framsteg inom ett projekt. Dessa typer av verktyg kan användas för att samarbeta om en mängd olika saker, inklusive projekt för arbete eller skoj.
Ett vanligt använt samarbetsverktyg är e-post. E-post kan vara ett kraftfullt samarbetsverktyg eftersom det tillåter människor att skicka text- och mediefiler via Internet. Nackdelar med e-post som ett samarbetsverktyg inkluderar filstorleksbegränsningar och begränsad åtkomst för användare.
Många e-postleverantörer sätter gränser för filstorlekar och mängden data som en användare får lagra. Dessutom, när ett e-postmeddelande väl har skickats, är åtkomsten begränsad till de personer som ursprungligen ingick i listan över e-postmottagare. Om fler användare behöver tillgång till de ursprungliga e-postmeddelandena måste e-postmeddelandena ofta skickas manuellt till de nya projektdeltagarna.
Medieartister som musiker använder ofta samarbetande programvara eller webbplatser för att designa musik och kommunicera med andra musiker som kan ge dem input till musiken eller lägga till delar till musiken själva. En musiker som samarbetar med en annan musiker kan skicka filer till honom via e-post, och mottagaren av filerna kan använda ljudredigeringsprogram för att göra ändringar i filen och skicka tillbaka den. Mottagaren kan också ge avsändaren av filen råd eller utvärderingar om media i filen som en del av ett samarbete. Vid utbyte av filer via e-post som ett samarbetsverktyg måste deltagare som skapar media också ha en kompatibel programvara som gör att de kan se och arbeta med filerna.
När en organisation behöver sina medlemmar att samarbeta ofta, kan det kräva en dedikerad uppsättning samarbetsverktyg. En kundtjänstavdelning kan använda samarbetsverktyg för att sammanställa formuläre-postmeddelanden som skapats för vanliga kundtjänstproblem med hjälp av ett dedikerat samarbetssystem byggt för att vara värd för e-postmeddelanden från kundtjänst. Samma avdelning kan också ha en lista med manus eller ofta använd information för att hjälpa arbetare med liknande uppgifter att dra nytta av information som lämnats av andra arbetare.