Det finns många termer som används för att beskriva samarbetssystem, inklusive professionella lärandegemenskaper, produktionsledningsgrupper, styrelsemöten och till och med kommittéer. Flera samarbetssystem kan bildas och upplösas i vilken verksamhet eller verksamhet som helst när nya behov uppstår. Vissa kan sättas på plats tillfälligt vid planering för större projekt eller specifik problemlösning. Andra samarbetssystem är pågående och inriktade mot ett gemensamt, långsiktigt mål.
De olika namnen som används för att beskriva samarbetssystem kan vara förvirrande, eftersom två organisationer kan använda exakt samma namn för sina system, men ändå fungerar på ganska olika sätt. Ibland får samverkanssystem som i huvudsak är identiska till sin funktion olika namn. Till exempel kan en grupp kallas för ett årskursteam i en skola och ett tvärvetenskapligt team i en annan. Det faktiska namnet som en organisation använder för sitt specifika samarbetssystem är inte lika viktigt som det jobb ett team eller ett system utför.
Samverkanssystem kan ses som team eller grupper av individer som arbetar tillsammans för att slutföra en specifik uppgift. Ordet ”samverkande” kan delas upp i prefixet co- och grundordet arbete. Prefixet betyder tillsammans, gemensamt eller lika, och arbete betyder att arbeta. Ett kollaborativt system är alltså varje arrangemang där människor förenas i någon form av delad aktivitet eller arbete. Dessa system är ibland teknikbaserade och använder ett företags kommunikationsnätverk i motsats till fysiska möten i realtid för att involvera arbetare och delta i diskussioner.
Två kollegor som diskuterar och delar idéer om hur man löser ett problem på jobbet kan vara engagerad i ett informellt samarbetssystem. Mer utarbetade exempel på dessa system involverar specifika team eller kadrer av anställda som träffas vid regelbundna schemalagda tider. Dessa mycket strukturerade samarbetssystem följer i allmänhet en stram agenda, och ledare följer en uppgiftsorienterad mall. Oavsett om det är enkelt eller komplext, är en röd tråd bland alla samverkanssystem ett starkt behov av tydlig kommunikation och effektivt ledarskap.
Inom utbildning innefattar samarbetssystem ofta lärarteam som undervisar i samma elever eller ämnen. Dessa individer kan träffas för att planera undervisningen tillsammans och senare utvärdera elevarbeten för att avgöra hur framgångsrik undervisningen är. I affärer kan en gemensam marknadsföringsstrategi presentera ett liknande scenario. Flera avdelningar eller anställda kan sätta strategin på plats och sedan mötas efter implementeringen för att bedöma strategins effektivitet. I alla fall är samverkanssystem baserade på antagandet att att fokusera många sinnen på en specifik uppgift är överlägsen individer som gör det ensamma.