Bland de olika typerna av programvara för virtuell assistent finns ordbehandlingsprogram, tidspårningsprogram och bokföringsprogram. Andra typer inkluderar de som stöder affärskommunikationsinsatser, såsom e-post och snabbmeddelanden. Programvara för virtuell assistent kan också innehålla mer specialiserade program, till exempel de som används för att komma åt fastighetslistor, domstolshandlingar eller kreditupplysningar.
För att ge stödjande teknisk assistans förenklar programvaran för virtuell assistent vissa processer som kan utföras med hjälp av en dator, som att schemalägga möten och övervaka inkommande telefonmeddelanden. Teknik som denna används av oberoende entreprenörer som tillhandahåller fjärrassistans till små, medelstora och stora företag. Programvara köps ofta av en virtuell assistent som arbetar från ett hemmakontor eller kan ges till assistenten av en kund eller arbetsgivare, särskilt om den virtuella assistentmjukvaran som behövs används för en specialiserad affärsnisch.
En av de mest grundläggande typerna av programvara för virtuell assistent är ett ordbehandlingsprogram. Detta gör det möjligt för en virtuell kontorsassistent att förbereda affärskorrespondens och kalkylblad att dela med företagare och kunder. Utöver denna grundläggande affärsbas, använder de som tillhandahåller administrativ assistans vanligtvis e-postprogram och snabbmeddelanden för att kommunicera med kunder och deras kunder, när det behövs. Vissa kommunikationsprogram använder till och med avatarteknik för att simulera personliga konversationer.
De flesta virtuella assistenter tillhandahåller en mängd olika tjänster, från enkel dokumentförberedelse till bokföringshjälp och kundkommunikation. Eftersom tjänster tillhandahålls av fjärrassistans är det viktigt att programvaran för virtuell assistent är korrekt och uppdaterad. I de fall där programvara måste användas av klienten såväl som en assistent, är det viktigt att båda använder samma typ av programvara eller åtminstone programvara som är kompatibel med andra datorsystem.
De som tillhandahåller kreativ hjälp kan också använda programvara för desktop publishing. Med detta kan en virtuell kontorsassistent förbereda broschyrer, visuella presentationer och nyhetsbrev, såväl som en mängd andra användbara affärsverktyg. En upptagen entreprenör kommer ofta att anlita en virtuell assistent för att specifikt hantera dessa aktiviteter, särskilt när det är tidspressat eller när han saknar kompetens att använda sådan programvara.
Virtuell assistentprogramvara som håller reda på tiden som läggs på administrativa och stödjande uppgifter är viktig, särskilt för assistenter som har flera olika klienter eller som får betalt per timme eller per uppgift. Vissa program tillåter klienter att fjärrövervaka en assistents arbetstid också. I dessa fall måste programvara för virtuell assistent som tillhandahåller tidsspårning installeras på en klients dator, såväl som på en assistents dator. Vissa program kan till och med tillåta en klient att se vad en virtuell assistent arbetar med medan hon eller han ägnar tid åt en viss uppgift.