Professionella telefonsvarare finns i flera varianter, inklusive trådlösa, digitala eller de som spelar in meddelanden på band. En telefonsvarare (TAM) kan också levereras med kringutrustning, till exempel en inbyggd fax eller skanner. Vissa professionella telefonsvarare presenteras som separata system som är anslutna till en telefon via en elektrisk sladd, medan andra är inbyggda i telefonenheter.
Även känd som en meddelandemaskin, professionella telefonsvarare fungerar med samma syfte som röstbrevlåda. Telefoner som åtföljs av en meddelandeenhet används för att spela in meddelanden som lämnats av inkommande uppringare. Sådant minimerar eller eliminerar behovet av att en levande person svarar i telefoner och skriver meddelanden för individer som inte är tillgängliga för telefonsamtal vid en given tidpunkt.
Vissa professionella telefonsvarare spelar in utgående och inkommande meddelanden på ett löstagbart band. Detta gör att bandet kan bytas intermittent och att tidigare bandinspelningar fysiskt förvaras på en säker plats. Dessa typer av maskiner föredras ibland av individer och organisationer med behov av att arkivera vissa meddelanden och lagra dem under långa perioder.
Andra professionella telefonsvarare spelar in och lagrar meddelanden digitalt. Även om det finns olika lagringsalternativ för denna typ av TAM, arkiveras meddelanden vanligtvis digitalt. I vissa fall kan inspelningar överföras digitalt till en annan enhet, till exempel ett minneskort, för långtidslagring eller för användning på andra datorenheter. Oavsett om professionella telefonsvarare använder band eller digital inspelning, fungerar båda på ungefär samma sätt. Ibland noteras skillnader i kvaliteten på en inspelning med digitala inspelningar som ofta är av högre kvalitet än andra typer.
Många digitala telefonsvarare erbjuder också automatisk minnesbackup. Sådant är särskilt användbart för företag och individer som är oroade över säkerheten för meddelanden i händelse av ett strömavbrott. Vissa erbjuder också ägare möjligheten att spela in hela telefonsamtal i jurisdiktioner där en sådan praxis är laglig.
Vissa telefonsvarare erbjuder bara en enda brevlåda för utgående och inkommande meddelanden. Andra professionella telefonsvarare erbjuder dock flera brevlådelagringslösningar. Medan många erbjuder flera brevlådor för inkommande meddelanden, tillåter vissa system endast ett enda utgående meddelande innan de ger en uppringare uppmaningar som motsvarar brevlådan som han eller hon vill lämna ett meddelande i. Vissa tillverkare erbjuder även professionella telefonsvarare som kan kopplas till en persondator, som ofta är en idealisk lösning för hemmakontorsanställda.