Personalpersonal är ansvariga för att hjälpa alla anställda i en organisation att känna sig välkomna och motiverade att göra sitt bästa arbete. Dessa yrkesverksamma hjälper också till att utveckla och utbilda arbetare om policyer angående uppförandekoder och kulturella mål, prioriteringar och värderingar. Det är också vanligt att personalpersonal deltar i rekryteringsprocesser, samlar in och organiserar personaldata och genomför förhandlingar om anställda. Några av de vanligaste typerna av programvara för personaladministration är program som gör det möjligt för yrkesverksamma att spåra timmar som anställda har arbetat för lönesyften, att organisera applikationer och särskilda behov eller önskemål från arbetare och att spåra anställdas prestationer och utveckling. Vissa typer av programvara för personalhantering är sviter som innehåller flera funktioner, och andra program är fokuserade på specifika operationer.
När programvara för personalhantering används för lönesyften innehåller den ofta ett gränssnitt som alla anställda använder. En vanlig modell kan till exempel inkludera ett gränssnitt där anställda registrerar tiden när de kommer till jobbet och tiden när de slutar. När de har skrivit in denna information laddas den upp till en personaldatabas. När det är dags för personalpersonal att skicka in lönedata kan de komma åt information från programvaran eller ladda upp information från en databas direkt till företagets löneavdelning.
En del programvara för personalhantering används för rekryteringsändamål. I vissa fall kan proffs välja programvara som innehåller ett onlineanvändargränssnitt som jobbkandidater kan använda för att fylla i och skicka in ansökningar som laddas upp direkt till en personaldatabas. Många program har funktioner på personalsidan som gör det möjligt för proffs att sortera ansökningar baserat på position och löftesnivåer.
I många fall kräver personalpersonal mer än bara applikationer. Denna programvara kan också göra det möjligt för sökande att skicka in meritförteckningar, följebrev och referensbrev. Program kan också tillåta kandidater att registrera särskilda behov, såsom funktionshinder, som personalpersonal kan spela in för framtida referens.
Personalutvärdering är en vanlig funktion för personalpersonal. De kan använda programvara för personalhantering som gör det möjligt för dem att registrera all information om anställdas prestationer. Till exempel, varje gång en arbetare blir tillrättavisad för dröjsmål, kan en personalpersonal registrera denna information i hans eller hennes program. På samma sätt kan han eller hon också spela in alla utmärkelser och utmärkelser som anställda får. Denna information kan vara användbar när anställda är aktuella för befordran eller löneförhöjningar.