Programvara för gruppprogram kan kategoriseras efter om den kräver att användare använder programvaran samtidigt. När användare behöver använda det samtidigt kallas det synkront. Om användare kan använda det vid olika tidpunkter kallas det asynkront. Båda typerna erbjuder applikationer för affärs- och personligt bruk, allt från e-post till spel.
E-post är ett tidigt gruppprogram. Denna applikation är asynkron eftersom användare kan skicka och ta emot e-postmeddelanden vid olika tidpunkter. E-post sparar en registrering av kommunikationen, vilket gör den användbar för att dokumentera diskussioner och beslut. E-postlistor är en utökning av e-post som är utformad för att kommunicera med grupper.
Internetforum, som ofta använder open source groupware, är ett annat asynkront program. Användare besöker forumet vid olika tidpunkter och kan läsa och posta meddelanden. Forum bevarar också inlägg, även om många forum tillåter användare och administratörer att ta bort eller redigera inlägg.
Många organisationer implementerar kollaborativ programvara där dokument flyttas asynkront från användare till användare, där varje användare bidrar på något sätt. Till exempel kan en potentiell låntagare fylla i en låneansökan online och skicka in den. En anställd hos låneföretaget granskar ansökan och lägger till information. Låneansökan kan sedan skickas till en anställd på högre nivå för godkännande. Efter godkännande flyttas ansökan till en annan anställd för att slutföra behandlingen.
Kalendrar är ett vanligt exempel på asynkron gruppprogram. Användare lägger till händelser i sina kalendrar när det passar dem. Den informationen kan göras tillgänglig för andra användare även när den ursprungliga användarens kalender är stängd.
I mjukvara för synkron gruppprogram måste användare vara i applikationen samtidigt för att kommunicera. Dessa programvaror tjänar ofta människor som befinner sig på olika platser. Chattsystem är synkrona gruppprogram som kan använda text eller video. Textchattar har fördelen av en enkel sökning och granskning av innehåll. Video påminner mer om interaktion ansikte mot ansikte och kan tillåta användare att läsa varandras ansiktsuttryck och tonfall.
En annan typ av synkron gruppprogram, mötesprogramvara, är utformad för att underlätta möten för grupper som befinner sig på olika platser. Denna typ av programvara kan använda videokonferenser, datorskärmsdelning eller en kombination av båda teknikerna. Företag kan installera videoteknik i mötesrum för att rymma denna typ av gruppprogram.
Elektroniska whiteboardtavlor kan användas för synkrona onlinekonferenser. Användare på olika platser kan skriva på den vita tavlan och se vad andra användare har skrivit. Dessa programvarusystem för gruppprogram sparar vanligtvis ett register över den vita tavlan.
Groupware har även en plats utanför affärsarenan. Vissa typer av spel för flera användare är mjukvara för synkron gruppprogram. Spelare på olika platser loggar in på spelet och spelar mot andra i realtid.